工事日程の調整にSMSを活用し、工数が1/4に!!
POINT
工事日程のスケジュール調整工数を1/4に圧縮
問い合わせのあった見込み客にもSMSLINKを活用して追客し、新規案件の創出を実現
督促連絡やユーザーIDの通知連絡など、SMSLINKの活用の幅を拡大
株式会社Ai.Connect
| 設立 |
2010年9月1日 |
|---|---|
| 事業内容 |
ネットワーク事業、光コラボレーション事業 アライアンス事業、WEB事業 |
| HP | https://ai-connect.co.jp/ |
集合住宅向け無料インターネットサービス「アイネット（https://ainet.life/）」やスマートロックなどのIoTデバイスでのスマートホーム化をはじめ、WEB制作やメディア運営など、インターネット技術を使って様々なサービス展開をされている株式会社Ai.Connectでは、インターネット設置工事日の調整の効率化から、インサイドセールスでの問い合わせフォローなど、SMSLINKを活用した業務改善を進めている。
SMSLINKの導入に至った背景や今後の展望などを、ITソリューション部部長の藤野氏、インサイドセールス部部長の長野氏に伺った。
スケジュール調整の工数がわずか1/4に圧縮！
「アイネット」の設置工事では、各戸に訪問して宅内工事を行うために、まず集合住宅に入居されている方々全員と日程調整をする必要がある。
これまでは電話コミュニケーションで工事日の調整を行っていたが、連絡がつかない、電話に出ないなど、思うように調整が進まず、何日にも渡って同じ入居者宛に電話を架け続けていた。また、連絡が取れた後もいくつかの候補日から人員配置や時間帯などの調整、訪問時間の確定連絡など、全体スケジュールの設定にかかる工数は非常に大きく、長い時は4週間かかることもあった。
「調整に時間がかかると、入居者様の都合もあり、全ての部屋を同じ日に設定することが難しくなります。工事が複数日にまたがってしまうので、人員の追加や別の工事場所との調整など、工数やコストも余計にかかってしまいます。SMSは見てもらいやすいし、用件を伝える手段に適しているので、入居者様とのやりとりがスムーズになりスケジュール調整がたった7日で終わった例もあります。おかげで設置工事の対応件数を増やすことができました。」と藤野氏は話す。
問い合わせ対応にもSMSLINKを活用し、新規案件の創出を実現
インサイドセールス部門では、不動産オーナーからの資料請求や問い合わせに対し、電話で話せなかった方への追客にSMSを活用している。
ここでも課題は電話が繋がらないことによるメンバーの業務負荷に加えて、新規案件の創出ロスだ。
全体の1/3は電話による問い合わせであることから、メールアドレスのヒアリングが難しい。しかしメールと同様にテキストメッセージを送るSMSは、携帯電話番号さえわかれば送信できるため、繋がらない期間が長くなり案件が他社へ流れてしまうリスクを下げることができる。
他にも督促連絡やユーザーIDの通知連絡など、SMSLINKの活用の幅を広げている。
機能と価格のバランスでSMSLINKを採用
実は、同社では他社SMS配信サービスを試験導入していた。 利用していたサービスは文字数の制限が70文字と少なかったため、試行錯誤してメッセージを短くしたものの 用件が正しく伝わらないという課題が出てしまった。また、文字数を減らす調整も煩雑で、他の用途での利用まで拡大するには至らなかった。
「サービスを導入するにあたって一番大事なことは、達成したい目標を実現できるのかどうか」と長野氏。 同社は第一の目標に工数・コストの削減を設定し、SMSの有効性を高められるサービスを探していた。 そこで出会ったのがSMSLINKだ。
「SMSLINKは、保有している機能と価格のバランスがとても良かったです。文字数は増えましたし、定型文機能を使えば誰でも同じメッセージを送信できます。業務の中で様々なSaaSサービスを利用するようになりましたが、操作に慣れるまではマニュアルサイトに飛んで確認することも多く、利用する立場では面倒に感じてしまいます。その点、SMSLINKはすぐにわかる画面になっているのでマニュアルを読む必要がなく、新しく入ったメンバーでも工数をかけずに習熟できるので非常に操作性が高いと思います。」と長野氏は語った。
SMSLINKで業務改善をし、成果につなげていきたい
同社は今後会社規模を拡大していく中で、これまで当たり前のように行われてきたやり方を見直し、効率的に成果に繋がるよう様々なチャレンジを行っていきたいという。 今後の展望について長野氏に伺った。
「例えば、営業活動やお問い合わせいただいた後のフォロー体制は、まだ科学できていません。商談を進める中で見積書を送って見ていただくことがありますが、これまでは見ているかわからない中で何度も電話連絡をして、見たかどうかの確認や、まだだったら後日連絡する旨を伝えて終話しています。実はこれから使っていこうと思っている機能で、SMSLINKにはファイルのアップロード機能やURLのクリック確認機能がありますよね。この機能を使えば、SMSLINK上で見積書の送付やクリック確認をして、見てくれたオーナー様をまず優先的にフォローし、まだ見ていないオーナー様には再度SMSで促すなど、次のアクションを分けることができそうです。」
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