医療機関での予約確認にSMSを活用！患者様向け・職員向けの活用法を紹介

医療機関の予約リマインドは視認性の高いSMSで、電話に出ない顧客にも確実に連絡！
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電話・メール・ハガキに変わる新たな連絡手段として、携帯電話にショートメッセージを送る「SMS」が注目を集めています。SMS配信なら、電話と違ってかけ直す必要がなく、大量に受信するメールのように埋もれて気づかれない心配がありません。

この記事では、医療業界で活用が進んでいるSMSのメリットや、患者様・職員をそれぞれターゲットにしたSMS配信の活用アイデアについて解説していきます。

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なぜ医療機関の予約確認にSMSが活用されているのか？

SMS配信は、患者や職員の携帯電話やスマートフォンの電話番号を宛先に、ショートメッセージを送信するサービスです。メール・電話・ハガキと比較して、受信者に確実に届きやすく、開封率が高いことが特徴です。従来の連絡手段には、以下のような課題が存在していました。 

従来の連絡手段の課題  

① 封書・ハガキの場合  

• 作成や郵送に費用がかかる。  
• 本人に届いたかどうか確認できない。  

② 電話の場合  

• 日中、仕事中の患者や職員は電話に出られない場合が多い。  
• 留守番電話にメッセージを残しても、確認されるまでに時間がかかる。  
• 知らない番号からの電話は出てもらいにくく、着信拒否されやすい。  

③ メールの場合  

• 他のメールに埋もれて見逃される可能性がある。  
• 迷惑メールフィルタにより届かないリスクがある。  
  
  

SMS配信のメリット  

SMS配信には、これらの課題を解決できる以下の利点があります。  

• 高い視認性
  SMSは大量に送られることが少ないため、患者や職員の目に留まりやすく、確認されやすい特徴があります。  
  
  
• 低コストでの配信  
  メールと同様、SMSは電話連絡や封書・ハガキに比べてコストを抑えつつ、多数の患者や職員に送信が可能です。  
  
  
• 高い到達率
  携帯電話番号は、メールアドレスに比べて変更頻度が低いため、不達になる可能性が低く、相手に届きやすい方法です。  
  
  
• 緊急時の対応力  
  災害時など、迅速に情報を届ける必要がある場合にも有効です。電話やメールが届かない状況でも、SMSは比較的高い確率で受信されます。  
  
  

医療機関でのSMS活用が進む理由  

これらのメリットを背景に、患者や職員への連絡手段としてSMS配信を取り入れる医療機関が増えています。特に、重要な案内を確実に届けたい場面や、低コストで効率的に連絡したい場面で、その有効性が注目されています。

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医療機関でのSMSの活用法（患者様向け）  

患者様へのSMS配信は、効率的かつ確実に連絡を届ける手段として非常に有効です。以下に、具体的な活用法と文例を4つご紹介します。  

1. 予約日を通知して無断キャンセルを防ぐ  

診療予約の無断キャンセルを防ぐために、診療予約日時のリマインドメッセージの送信に活用されています。

患者様本人に非がなく、うっかり予約日を忘れてしまっただけでも、その後病院に通いづらくなり、診療中断に至るケースが少なくありません。患者様の携帯電話へ確実に届くSMSで診療予約を伝えれば、当日の診療忘れを防げます。

このように、患者様がスケジュールを忘れないようサポートすることで、患者様の来院数を増やし、より多くの方へ医療サービスをお届けすることが可能になります。

【来院日の確認】〇〇様　〇〇クリニックです。
次回診療が明日になりましたのでご連絡いたします。
〇月〇日（火）午前10時

もしご都合が悪くなった場合には、下記までお電話ください。
TEL：00-0000-0000

2. 定期検診案内をリマインド  

定期検診の時期が近づいた際のリマインド送信にもSMSは活用できます。

定期検診は間隔があくため、次回の検診日を忘れてしまう患者様もいます。定期検診が近づいたとき、SMSで検診日をお知らせすることで、急な予約キャンセルを防げます。

従来の封書やハガキよりも手間とコストを削減でき、確実に患者様の携帯電話へ届く点が強みです。  

【定期検診のご案内】〇〇様
〇〇クリニックです。定期検診のご案内です。
次回の検診は〇月〇日頃になります。
ご予約はお電話または当院のウェブサイトよりお願いいたします。
TEL：00-0000-0000
予約サイト：https://xxxxxxxx

3. 来院間隔が空いた患者様へのフォロー  

通院の途中で、なんらかの理由で来院をやめた患者様のフォローとしても、SMS配信は効果的です。治療が途切れてしまった患者様へ、来院を促すメッセージを送信します。患者様との接点を再構築し、必要な医療を受ける機会を提供します。  

〇〇様、〇〇クリニックです。
最近の体調はいかがでしょうか？しばらくご来院が確認できていませんが、診療の再開をご希望の場合はぜひご連絡ください。お待ちしております。
TEL：00-0000-0000

4. 診断書や書類の完成通知を効率化  

患者様から依頼された診断書や検査結果が完成した際、患者様に連絡することでスムーズな受け渡しが可能になります。  

従来の電話連絡に比べて、連絡工数を削減できます。

〇〇様、〇〇病院です。
ご依頼いただいた診断書が完成しました。1Fの総合受付の窓口にてお受け取りいただけますので、ご都合の良いタイミングでお越しください。

 
これらの活用アイデアを実践することで、医療機関は患者様への迅速かつ確実な連絡を実現し、業務効率化と患者満足度の向上を両立できます。SMSメッセージは短く簡潔であるため、患者様にもストレスなく受け取っていただける点がポイントです。

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医療機関でのSMSの活用（職員向け）

SMS配信は患者様向けだけでなく、医療機関の職員向け連絡手段としても活用できます。特に、緊急時や災害時の迅速な情報共有において有効です。

災害など緊急時の一斉連絡用に

災害発生時の安否確認なら、従業員の携帯電話へ確実に届くSMSがオススメです。インターネットに接続していれば、いつでもどこでもメッセージが送れるため、職員の安否をスムーズに確認できます。

従来の電話を用いた一斉連絡では、職員全員の安否が確認できるまでに時間がかかるという課題がありました。2011年の東日本大震災でも、電話がつながりにくく、安否確認に多大な時間と労力を要した事例があります。こうした状況下でも、SMS配信なら確実に届きやすく、効率的に安否確認が可能です。

災害時だけでなく、急な勤務シフトの調整や全職員への緊急通達にもSMSを活用することで、スムーズな情報共有が実現できます。

医療機関の連絡手段ならSMS配信サービスがおすすめ！

患者様への来院継続サポートや、職員の安否確認なら、携帯電話番号を使うSMS配信サービスがおすすめです。メールと違って埋もれにくく、視認性高く患者様・職員の目に届くため、SMS配信サービスを導入する医療機関が増えています。

ネクスウェイのSMS配信サービスSMSLINKは、医療機関をはじめとして、飲食店の予約確認、ネットバンキングの2要素認証など、さまざまな業界で活用実績のあるサービスです。1通につき6円～と低コストで利用でき、スモールスタートが可能です。

連絡業務やSMS送信について疑問点やお困りごとがありましたら、ネクスウェイにお気軽にご相談ください。