台風や地震などの自然災害が発生した場合だけでなく、運動会や遠足のような学校行事の開催・中止連絡など、学校から各家庭へ速やかに連絡しなければならないケースは数多く存在します。大切な生徒を預かる学校現場では、あらゆる状況に備えて、保護者との迅速かつ確実な連絡網を構築しておくことが常に求められているのです。

対面でのコミュニケーションが困難に

新型コロナウイルスの影響により、学校での直接対面での会話が困難になっております。特に学校行事の自粛や学校生活の様々な変更は、先生方から保護者に対して伝えなくてはならない情報が増え、その伝達手段がより重要となっています。

スムーズに連絡が伝わらない

従来、学校から保護者へ連絡を取る際は電話が主流でした。各クラスで電話連絡網が作られ、担任から連絡内容を一番目の家庭に連絡し、それを決められた順番通りに各家庭が回していく手法が取られていました。
しかし、家庭によっては保護者が不在や多忙で連絡が取れないこともあり、スムーズに連絡が回らない、といったことも少なくありませんでした。
電話連絡網以外にも、担任が各家庭に直接連絡を入れて伝達する学校もありました。しかし、40人程のクラスに対し先生は1人です。クラス全員に連絡し終えるまでにかなり時間がかかります。

メールだと見逃してしまうことが多い

電話ではなくメールを利用して保護者へ連絡する学校も一定数存在しました。ですが、日ごろからメールの受信数が多い保護者の場合、学校からの大切な連絡を見逃してしまうため、こちらの手段にも問題点があるといえます。
このように、あまりに非効率的だったのがこれまでの学校連絡の方法です。電話もメールも迅速さを兼ね備えた確実な連絡方法とは言えませんでした。

学校から保護者への連絡に最適なショートメール

電話やメールは教員の負担が大きく、確実に連絡を取ることが難しいことを前述しました。このような問題点を解消するため、ここ数年では、連絡にSMSを取り入れる学校が増えてきています。ここではその理由を解説します。

ショートメール（SMS）とは

SMSは携帯の電話番号宛てにテキストメッセージを送れるサービスです。その簡潔さと即時性により、必要な情報を分かりやすく、そして迅速に伝えることができる点が特徴です。

なぜショートメール（SMS）を使うべきなのか

ショートメールは、実際のところ何が良くて、なぜ使うべきなのか。そのような疑問を抱く先生もいるかもしれません。ショートメールには以下のようなメリットがあります。

①ほとんどの家庭に連絡できる

SMSはスマートフォンだけでなく、ガラケーにも送信できるため、ほとんどの家庭に連絡が可能です。また、SMSは携帯電話に標準搭載されている機能であるため、保護者に専用のアプリなどをダウンロードしてもらう必要がないところも利便性が高いと言えるでしょう。

②到達率が高く、確実に保護者に連絡できる

SMSは電話番号に対して送信するため、メールアドレスのように変更される可能性が少なく、到達率が高いのもポイントです。そのため、重要な連絡が他の手段と比較すると、より早く確実に保護者に伝わるのです。また、短い文章で的確に情報を提供できることから、保護者側からも読む手間がかからず、情報を得やすいというメリットもあります。

③先生の負担削減につながる

SMS配信サービスを利用すれば一斉送信や宛先リスト管理なども可能なので、教員の負担軽減にも繋がります。まさに学校連絡にふさわしい連絡方法として活用されているのです。

学校でのショートメール活用例

SMSでの連絡は、「保護者に早く確実に伝えたい」といった内容に適しています。具体的な例をいくつか紹介します。

学校行事の開催・中止・変更連絡

運動会や遠足などの学校行事の当日朝、天候が怪しいと、予定通りに開催するのか中止するのか、速やかに各家庭に連絡しなければなりません。このようなとき、SMSであれば開催・中止の決定連絡を、迅速に、ほぼ確実に伝えることができます。
また、保護者の迎えが必要な行事において、行事の終了時刻が変更になりそうな場合や、PTA集会の日時が変更になった場合なども、SMSで連絡をすれば安心です。

災害時の緊急連絡

台風が近づいているときのように、午前中を休校にするのか、午後からは登校にするのかなどを迅速に各家庭に伝えなければならないシーンでも、SMSが非常に便利です。
SMSはメールとは異なり、電話と同じ回線交換ネットワークという通信を利用します。この通信方法にテキストメッセージのみを伝達させることで、電話より軽いデータ量で相手に届けられます。悪天候や地震など、素早くかつ確実に情報を届ける必要がある場面では、SMSが最適です。

生徒欠席時の連絡

生徒が欠席した日に緊急のお知らせプリントがある場合、SMSで内容を連絡すれば、プリントを直接その生徒の自宅まで届ける必要がありません。また、SMSであれば、電話連絡のようにメモを取る必要もなく、後から繰り返し確認することができるため、保護者にとってもメリットが大きいといえます。

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学校からの連絡はSMSを利用して素早く効率的に

学校からの連絡は、確実に保護者に伝えなければならないものが多いです。また、クラス担任を持っている先生はただでさえ多忙であるため、従来の電話連絡のように時間をかけるのは非常に非効率的だといえます。

SMS配信サービスを利用すれば、保護者に連絡が確実に届くことはもちろん、一斉送信や送達・不達の確認などもできるため、教員の業務が一気に効率化するでしょう。保護者にとっても、学校側にとってもメリットの多いSMS。抜け漏れがあってはいけない情報の伝達にこそ、SMS配信サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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学校から保護者への連絡はSMSが最適！教員の負担を減らすショートメール活用術