重要な業務連絡に必須！SMSで情報を確実に届けよう

2020-11-12（更新：2021-03-24）株式会社ネクスウェイ／SMS事業部

日々の業務連絡では、連絡漏れを防ぐことが重要です。特に、相手に大切な内容を早く確認してもらいたい場合は、漏れがないことはもちろん、気づかれやすさも重要になります。しかし、電話では相手が出られない状況にあったり、メールでは数多くのメルマガに埋もれてしまい見られなかったりと従来の連絡手段では盤石とは言い切れません。

そんな時にご活用いただきたいのが、SMS（ショートメッセージサービス/ショートメール/Cメール）です。SMSは相手の電話番号さえわかれば届けることができるため、重要な業務連絡に向いています。今回の記事では、業務連絡における問題点を再確認しながら、SMSの有用性を詳しくご説明いたします。

目次[非表示]

1.業務連絡における問題点

1.1.電話だと繋がらない場合がある
1.2.メールだと見逃されてしまう可能性も

2.業務連絡をSMSで行うメリット

2.1.電話番号がわかれば送信できる
2.2.気づいてもらいやすい
2.3.必要な情報を端的に伝えられる

3.業務連絡にはSMS配信サービスがおすすめ

3.1.一斉配信が可能
3.2.操作が簡単
3.3.配信状況を一括で管理できる

4.業務連絡はSMSを利用して迅速かつ確実に

業務連絡における問題点

重要な業務連絡は、従業員に迅速かつ確実に届けることが必須です。しかし、一般的な業務連絡の手法では、いくつかの問題点が存在します。

電話だと繋がらない場合がある

例えば、社外に出ている従業員と今すぐに連絡を取りたいとき、多くの場合は電話を利用するかと思いますが、相手の状況によって出られない場合が発生します。例えば、電車で移動中のときは電話に出ることができません。もし留守電を入れたとしても、確認されるまでに時間がかかることもあるでしょう。

また、知らない電話番号には出ない人も増えており、留守電設定をしていない人も中にはいます。NHK放送文化研究所の調査によれば、知らない電話番号からの連絡には出ないと40%以上の人が回答しています。（2017年5月『放送研究と調査』NHK放送文化研究所）迅速にかつ確実に情報を届けるためには電話連絡では課題が多いと言えます。

メールだと見逃されてしまう可能性も

メールは一斉送信できるメリットがありますが、日常で多くのメールを受信する中で見逃されてしまう可能性が大いにあり得ます。数多くのメルマガに混ざってしまい見ていない、あるいはメーラーにログインしていないのでメールが来ているかも確認していないということもあります。また、相手の設定によっては、迷惑メールとして認識されることもあります。

このようなケースを考えると、迅速な連絡が必要な場合、メールでの連絡も最適解とは言えません。

業務連絡をSMSで行うメリット

先述した電話やメールで業務連絡を行う問題点は、SMSを利用することによって解決できます。業務連絡をSMSで行う具体的なメリットは、以下の通りです。

電話番号がわかれば送信できる

SMSは、電話番号に対してテキストメッセージを送信できるサービスです。社用の携帯電話の電話番号は会社側ですべて管理しており、従業員が勝手に変更するということはまずあり得ません。そのため、ほぼ確実にメッセージを送信することができるのです。

また、SMSは電話番号に対して送信するため、メールアドレスのように変更される可能性が少なく、不達率が低いのもポイントです。

気づいてもらいやすい

SMSは受信すると、携帯電話端末画面にポップアップで表示が出るため、より気づいてもらいやすいというメリットもあります。他のSMSに埋もれて流れてしまうこともありませんし、あまり届くことのないSMSが届けば、携帯電話の持ち主も注視するでしょう。

必要な情報を端的に伝えられる

SMSには文字数が最大660文字（SMSLINKの場合）という制限がありますが、逆に言えば、要件を端的に伝えることができます。余計な情報を排除したSMSは要件を把握しやすく、業務連絡に適しています。連絡事項が多い場合は、連絡したい内容を自社のドライブなどにまとめておき、URLをSMSメッセージ内で共有すれば解決するでしょう。

業務連絡にはSMS配信サービスがおすすめ

重要な業務連絡にSMSを用いるのは最適ですが、一件ずつ送信するのは、やはり手間になりがちです。しかし、SMS配信サービスを利用すれば、そういった懸念も払拭することができます。

参考記事：SMS送信サービスとは？特徴や料金、選び方を徹底解説！

一斉配信が可能

SMS配信サービスでは、SMSを複数人に一斉に送信することが可能です。

例えば、【SMSLINK】の場合は最大1万件まで、一度に送信することができます。

しかも、差込機能によって氏名や部署名などの項目を個別に設定した状態で一斉送信できます。

操作が簡単

せっかく連絡のつきやすいSMSを利用するのにも関わらず、送信前の時点でもたついていては、迅速な連絡は叶いません。昨今は操作性にこだわったSMS配信サービスも多く、マニュアルレスで簡単にSMSを送信することができるため、送信前の時点でつまずいてしまうこともないでしょう。

配信状況を一括で管理できる

また、SMS配信サービスでは、不達の確認や、URLクリックの有無などを宛先ごとに確認することができます。不達だと把握できれば、再送信したり、他の連絡手段を検討したりする判断もできるでしょう。また、全案件を一覧表示できるほか、社員へのメッセージの送達状況やURLクリックに関するデータをダウンロードすることができるため、リスト化し、一元管理することも容易です。