電話で相手が不在時のメールの送り方は？例文やポイントを解説

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こんにちは。「SMSLINK」ライターチームです。

電話をかけて相手が不在だった場合、用件を伝えるにはさまざまな方法があります。状況によっては、電話で話す予定だった内容をメールで伝えるのもひとつの方法です。

この記事では、企業の顧客対応の担当者に向けて、電話が不在のときのメールの送り方について解説します。顧客とスムーズに連絡をとるための参考として役立ててください。

電話で相手が不在の場合の対応方法

電話をかけて相手が不在の場合、複数の対応方法があります。ここでは、具体的な対応方法について解説します。

伝言や折返しを依頼する

簡単な内容なら、伝言を残して伝えるのもひとつの方法です。場合によっては要件を伝えてもらうのではなく、折返しの電話をしてほしいという依頼をしてもいいでしょう。

企業の固定電話にかけている場合は、電話を受けてくれた人に伝言を依頼してください。担当者個人の携帯電話に連絡している場合は、留守番電話にメッセージを残します。

電話を再度かけ直す

口頭で直接伝えたい内容であれば、後から電話をかけ直しましょう。2回目の電話をかけるのは、1回目の電話から1～3時間後が目安です。

ただし、顧客によっては忙しく動き回っており、電話をかけ直しても出られない可能性もあります。

なかなか電話がつながらなければ、ほかの方法で用件を伝えられないか検討する必要があります。用件に応じた対応方法を選んでください。

メールで用件を伝える

相手が電話に出ないときは、メールで用件を伝えるケースも多いです。メールなら相手も都合がいいときに確認できるため、着実確実に用件を伝えられます。

ただし、内容や状況によってもメールで用件を伝えるべきかどうかは異なるため、注意が必要です。

メールで用件を伝えるべき場面やメールの送り方については、以下でくわしく解説します。

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電話で相手が不在の場合、メールを送るのはどのようなときか？

電話をかけて相手が不在の場合、メールを送るべきなのは、どのようなときなのでしょうか。具体的に解説します。

重要な内容ではないとき

送信する途中でメールにトラブルが発生すると、相手に届かない可能性があります。メールを送るのは、重要な内容ではないときだけにしてください。

メールで用件を伝える場合は、その旨を電話で相手へ伝えましょう。電話をとってくれた相手に「これからメールをお送りします」と伝えるか、改めて電話をかけて「メールを送ったので、ご確認ください」と言いましょう。

複雑な内容ではないとき

メールはテキストで用件を伝えるため、長文だと読みにくくなる可能性があります。複雑な内容をメールで伝えようとすると、意図が正確に伝わらなくなる恐れもあるため要注意です。

基本的には、複雑な内容は口頭で伝えたほうが安心です。

急用ではないとき

メールはいつでも一方的に送信できますが、相手がすぐに確認するとは限りません。緊急の内容については、メールではなく電話で連絡するのが基本です。

顧客が不在の場合は、電話をとってくれた相手に状況を伝えて対応を依頼する必要があります。緊急事態に素早く対応するため、電話でしっかりと用件を伝えましょう。

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電話で相手が不在のときに送るメールの例文

電話で相手が不在の場合は、用件や今後の連絡についてわかるように記載しましょう。

例文をあげると、以下のとおりです。

件名：【ご相談】〇〇プロジェクトの推進について

〇〇会社〇〇部

〇〇様

お世話になっております。〇〇会社の〇〇です。

先程お電話をさせていただきましたが、ご不在のようでしたので、取り急ぎメールにて失礼いたします。

先日ご相談いただいた〇〇プロジェクトの件です。

社内で検討した結果、ぜひ前向きに検討させていただきたく存じます。

詳細については改めてお電話させていただきます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

電話で相手が不在のときのメールの送り方

ここでは、電話で相手が不在のときにメールを送る場合に押さえておきたいコツを解説します。

件名を工夫する

メールで伝えたい内容がすぐにわかるよう、本文を要約して件名をつけましょう。たとえば、冒頭にカッコ書きで用件がわかるような言葉を入れたり、差出人の社名や氏名を記入したりするのもひとつの方法です。

メールをたくさん受け取っている相手は重要度の高いメールしか見ない可能性もあるため、ほかのメールに埋もれないような工夫を取り入れてください。

書式を読みやすく整える

メールはテキストだけで用件を伝えるツールであるため、なるべく見やすく書式を整えましょう。たとえば、差出人の社名や氏名はもちろん、メールアドレスも表示されるように設定します。宛先に表示される相手の名前には、忘れずに敬称をつけてください。

メールの書き方の基本的なルールを守ることも大切です。たとえば、冒頭には相手の社名や部署名とともに氏名を記載する必要があります。

電話をかけたが不在だった旨を伝える

メールで連絡した理由がわかるよう、電話したものの不在だった旨を伝えましょう。内容によっては、いきなりメールをするのは不自然な場合もあるからです。

具体的には「先程お電話をさせていただきましたが、ご不在のようでしたので、取り急ぎメールにて失礼いたします。」などの一言を添えれば十分です。

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電話で相手が不在のときに送るメールのポイント

電話で相手が不在のときに送信するメールでは、どのような点に気をつけたらいいのでしょうか。具体的なポイントを解説します。

伝言でメールを送る旨を伝える

伝言でメールを送る旨を伝えておけば、相手がメールの存在に気づかず電話をかけてくる可能性を防止できます。

企業の固定電話にかけた場合は、電話を受けてくれた相手に伝言を依頼しましょう。担当者個人の携帯電話に連絡した場合は、留守番電話にメッセージを残してください。一言伝えるだけで、無駄なやり取りを発生させずに済みます。

相手に非があるような表現は避ける

メールでは相手が不在だった旨を伝える必要がありますが、相手に非があるような表現にならないよう注意しましょう。相手にもさまざまな事情があり、電話に出られないタイミングがあるのは当たり前だからです。

「電話に出なかった」や「電話がつながらなかった」という表現は避け、メールを読んだ相手が不快にならないように配慮する必要があります。

重要度機能は使わない

メールでは重要度を表す機能を利用できますが、電話が不在だった場合に送信するメールには使用しないようにしましょう。特に、社外の人にメールを送るときは使用を控えるべきです。

重要度を表す機能を利用すると、自己中心的な印象を与える可能性が高いからです。そもそも自分にとっては重要な内容でも、相手にとって重要な内容だとは限りません。

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電話で相手が不在のときに送るメールの注意点

電話で相手が不在のときにメールを送信するなら、注意すべき点もあります。注意点について具体的に解説します。

上から目線の言葉遣いにならないようにする

メールのテキストで用件を伝えようとする場合、言い回しによってはマイナスな印象を与える恐れがあります。失礼だと捉えられないようにするためには、言葉遣いに注意が必要です。

特に、自分が相手へ何かを依頼する場合は、上から目線の言葉遣いにならないようにしましょう。たとえば「大至急」と記載したり、指示命令形の口調になったりしないようにしてください。

すべてをメールで済ませようとしない

相手が不在の場合、用件をメールだけで済ませられるかどうかは内容によって異なります。相手が不在でも、すべてをメールに切り替えて対応できるわけではない点を意識しておきましょう。

口頭での説明が必要な内容であれば、改めて電話をかけて相手に伝えなければなりません。相手が電話に出られそうなタイミングを見計らって電話をかけましょう。

メールを確実に読んでもらうにはSMSを利用しよう

SMS（ショートメッセージサービス/ショートメール/Cメール）とは、スマートフォンなどの携帯番号宛にメッセージを送るためのサービスです。

電話になかなか出られない相手も、SMSなら用件を簡単に確認できます。

一般的に、SMSはメールよりも受信する件数が少なく、ほかのメッセージに紛れにくく、確認してもらいやすいです。また、メールアドレスがわからなくても、携帯番号がわかればSMSを送信できます。

電話が不在のときは、メールよりもSMSを活用したほうが確実に用件を伝えられます。SMSを上手に活用し、顧客へスムーズに用件を伝えられるようにしましょう。

まとめ

顧客が電話に出ない場合、メールを活用すると用件を伝えやすくなります。ポイントを押さえて適切にメールを送信しましょう。より確実にメッセージを確認してもらうためには、SMSがおすすめです。

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