会社の緊急連絡網の作り方は？連絡手段の選び方や連絡網作成の注意点を紹介

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こんにちは。「SMSLINK」ライターチームです。

緊急時に速やかに従業員と連絡が取れると、二次災害を抑えられます。しかし、災害に強い連絡手段を選ばなければ、せっかくの緊急連絡網が活用されません。

ここでは、会社の緊急連絡網の作成を任されている担当者に向けて、緊急連絡網の作り方や連絡手段の選び方、連絡網作成の注意点などを紹介します。緊急時のリスク対策に向け、参考にしてください。

会社用緊急連絡網の役割

緊急連絡網の役割は、従業員の安否確認と、事業の存続です。緊急連絡網があれば、従業員は安全な場所で落ち着いて会社からの指示を待てます。また、連絡がスムーズにできるほど、事業の復旧が早まります。

緊急連絡網には、従業員の連絡先と、連絡の順番を記載しておきましょう。なお、緊急連絡網の利用が推奨される状況は、以下のとおりです。

• 大地震や大雨などの自然災害が発生した
• 洪水特別警報、津波警報が発令された
• 工場や自社ビルで事故が発生した
• 個人情報の流出やリコールなど、事業にかかわるトラブルが発生した

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会社用緊急連絡網の作り方

会社用緊急連絡網を作る際には、決めごとが多くなりがちです。会社用緊急連絡網の作り方を、手順に従って紹介します。

緊急連絡網を行使する条件を決める

まずは、どのような状況で緊急連絡網を行使するかを決めましょう。行使条件を決めなければ、せっかく作った緊急連絡網が有効活用されません。また、緊急時に素早く緊急連絡網を使うために、行使の可否を決める責任者も決めておきましょう。

応答を取りまとめる係を決める

緊急連絡網を安否確認に活用する際は、従業員から折り返される回答をまとめる人が必要です。あらかじめ担当者・部署を決めておきましょう。取りまとめる係には、周囲から信頼され、緊急時に速やかに行動してくれそうな人を任命します。また、取りまとめた結果について、誰にどのように連絡するかも決めるべきです。

なお、緊急時における不測の事態に備え、回答を取りまとめる人に連絡がつかない場合を想定し、代理の人も選んでおきましょう。

イレギュラーに備え細かいルールを決める

緊急時に起きがちなイレギュラーの一例は、以下のとおりです。

• 取りまとめ係が災害に巻き込まれ、活動できない
• 緊急連絡網の行使を決める人が、トラブルの当事者になってしまった
• 緊急連絡網を電話で順番に回す際に、次の人に連絡がつかない

一定以上連絡がつかない場合は、代替手段を取れるように、細かいルールを決めておきましょう。ルールが決まっていると慌てずに済み、緊急連絡網をスムーズに活用できます。

具体的な連絡手段を決める

通信技術の発達により、連絡手段には多くの選択肢があります。緊急連絡網におすすめの連絡手段は、のちほど詳しく紹介します。

緊急連絡先のデータを収集する

従業員のプライベートな連絡先のデータを収集する際は、本人の同意が必要です。データは、緊急時に速やかに確認できる場所に保存しましょう。ローカルフォルダとクラウド、両方にデータを置いておくと、緊急時にどのような場所にいても速やかにデータを確認できます。

ただし、緊急連絡先には個人情報が記載されているため、セキュリティ面には十分注意しましょう。セキュリティ対策の内容は、のちほど詳しく解説します。

会社用緊急連絡網にかかわるセキュリティ対策

緊急連絡網には、従業員の個人情報が掲載されています。会社用緊急連絡網にかかわるセキュリティ対策を紹介します。

個人情報を厳重に取り扱う

連絡先情報を共有する範囲と、共有目的を決めましょう。従業員のプライベートな連絡先は、個人情報保護法にしたがい厳重な取り扱いが求められます。

情報漏洩を防ぐためには、従業員のセキュリティ意識が重要です。従業員がむやみに個人情報を私用端末に保管したり、情報を拡散したりしないように、個々のセキュリティ意識を高めましょう。

データの保管先に応じたセキュリティ対策を講じる

データの保管先にあわせて適切なセキュリティ対策を講じないと、個人情報が漏洩する恐れがあります。

ローカルフォルダに個人情報を保管させる場合は、ウイルス感染や端末紛失などを想定した対策が求められます。データの保管は社用スマートフォンに限るなど、私用端末の使用規制も必要です。

また、クラウド上に個人情報を保管させる場合は、ログイン情報を定期的に更新するなどIDやパスワード対策が必要です。不正アクセスに備え、アクセスログの管理なども実施しましょう。

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会社用緊急連絡網の具体的な連絡手段

会社用緊急連絡網に使える、具体的な連絡手段は以下のとおりです。

• SMS
• メール
• 電話
• 安否確認専用のシステムやアプリ
• SNS

各連絡手段のメリットや注意点を、以降で詳しく解説します。自社の状況にあった連絡手段を選びましょう。

SMS

緊急連絡網の連絡手段にSMSを使う場合の、メリットとデメリット注意点を紹介します。

メリット

SMSは一斉連絡が可能で、スピーディーに対象の人全員に連絡が届きます。一斉送信を使う際は、SMS配信サービスに加入しましょう。また、SMSは携帯画面にポップアップで表示されるため視認性が高く、メッセージの内容を確認してもらいやすくなります。

SMSは通信回線に負担をかけない連絡手段であり、災害時に高確率で通信できます。加えてSMSは電話番号に紐づくため、メールやSNSよりも連絡先が変わりにくくより確実に従業員へ連絡ができるでしょう。

注意点

SMSでは、70文字を超えるメッセージが分割される可能性があるため、内容をコンパクトにまとめる必要があります。SMSでは画像を添付できませんが、URLは挿入可能です。URLのリンク先で詳細な内容を伝えるなど、工夫して連絡事項を伝えましょう。

なお、SMS配信サービスのSMSLINKSを利用すると、スマートフォン宛てに最大660文字を分割せずに送信できます。

メール

緊急連絡網の連絡手段にメールを使う場合の、メリットと注意点を紹介します。

メリット

メールアドレスさえ登録しておけば、通常使用しているメールシステムで一斉送信が可能です。また、メールには文字数制限がないため長文で詳細かつ正確な情報を伝えられます。一度の送信で伝えられる情報量が多い点も、メールのメリットといえます。

注意点

メールは視認性が低い点に注意しましょう。日常的に、多くのメールを受け取っている人は少なくありません。緊急連絡をメールで送っても、たくさんのメールに埋もれると気づかれない可能性があります。

また、迷惑メールフィルターを設定していれば、緊急時のメールが届かないかもしれません。確実にメールを配信するためには、事前にテスト送信を行いましょう。加えて、メールアドレスは容易に変更されがちです。連絡先が変わっていないか定期的にメールアドレスを確認する手間も発生します。

電話

緊急連絡網の連絡手段に電話を使う場合の、メリットと注意点を紹介します。

メリット

電話は口頭でやり取りするため、確実に連絡が伝わります。相手の反応をみながら話ができ、わかりにくい部分があればその場で回答できます。

文面では表現が難しい微妙なニュアンスのやり取りも可能です。また、不在通知が残るため、タイミング悪く電話に出られなかったときでも通知に気がつけます。

注意点

電話は、ほかの連絡手段では可能な一斉送信ができません。電話を受け取った人が次の人にかける、という作業を繰り返すため情報の伝達までに時間を要します。伝達している間に状況が変わった場合などには、最新ではない情報が伝達されてしまう可能性もあるため注意が必要です。また、電話番号リストを大勢で共有する必要がありますが、個人情報をもつ人が増えるほど情報漏洩のリスクが懸念されます。

ほかにも、災害時に通信制限を受けやすい点や、伝達の過程で内容が変わる可能性がある点にも注意しましょう。

安否確認専用のシステムやアプリ

緊急連絡網の連絡手段に「安否確認専用のシステムやアプリ」を使う場合の、メリットと注意点を紹介します。

メリット

安否確認専用のシステムやアプリは、緊急事態を想定して作られたものです。したがって、緊急事態に問題なく使え、一斉送信や既読確認機能など役立つ機能がそろっています。

従業員のスマートフォンの利用率が高ければ、安否確認用のアプリがおすすめです。いつも持ち歩いているスマートフォンで緊急連絡を確認できると利便性が期待できます。

注意点

安否確認専用のシステムやアプリには、導入費用・維持費用がかかります。緊急連絡網にかけられる予算に応じて、導入を判断しましょう。また、ほかの連絡手段とは異なり、安否確認専用のシステムやアプリは従業員が使い慣れたものではありません。普段からシミュレーションをするなど、従業員に使い方を周知させないと緊急時に活用できないため注意しましょう。

SNS

緊急連絡網の連絡手段にSNSを使う場合の、メリットと注意点を紹介します。

メリット

SNSでもメッセージを一斉送信できます。各部門やチームごとにSNSのグループを作っておくと、グループ内でお互いの情報を共有でき便利です。また、SNSには既読機能があるため、メッセージを読んだ人数を把握可能です。既読率が悪ければ、個別にメッセージを送信して対応しましょう。

注意点

SNSは、災害時に大勢がサービスを利用するとシステムが停止する可能性があります。

また、SNSのプライベートなアカウントを教えることに抵抗をもつ従業員もいます。SNSで緊急連絡をする際には、ビジネス用アカウントの作成がおすすめです。ビジネス用のアカウントならば、プライベートのアカウントをグループで共有するよりも従業員の理解が得やすいと考えられます。

緊急連絡にはSMSを活用して確実に伝えよう！​​​​​​​

会社用緊急連絡網は、個人情報の取り扱いに注意して作成しましょう。また、緊急時に速やかに活用できる連絡手段の選定も大切です。各連絡手段のそれぞれのメリット・デメリットを把握し、自社にあう連絡手段を選びましょう。

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