SMSの活用方法は？改行・文字数の注意点やビジネスの例文を紹介

重要な顧客連絡・業務連絡はSMSが最適！
SMSを見てもらうために工夫すべきポイントを解説
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こんにちは。「SMSLINK」ライターチームです。

SMS（ショートメッセージサービス）は便利な連絡手段であり、ビジネスでも活用可能です。ただし、SMSには文字数や改行方法に関して注意点があります。

この記事では、ビジネスでSMSを活用したいと考えている人に向けて、SMSの特徴や注意点を解説します。SMSを有効活用してビジネスを推進するために、ぜひ参考にしてください。

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SMSとは？

SMSとは、携帯電話やスマートフォンの電話番号に宛てて送信するショートメールのことです。Short Message Serviceを略してSMSとよんでいます。ほとんどの人が携帯電話やスマートフォンを保有しているため、ビジネスでSMSを活用すれば必要なメッセージをスムーズに届けられます。

SMSの文字数や改行の注意点

SMSを送信する際は文字数や改行に気をつける必要があります。ここでは、具体的な注意点を解説します。

文字数

SMSでメッセージを送る場合、2019年9月までは別のキャリアの電話番号に対して最大全角70文字（半角160文字）までしか送信できないという制限がありました。しかし、2019年9月に文字数の制限が最大全角670文字（半角1,530文字）に大幅に変更され、現在ではSMSでも長文のメッセージを送信できるようになりました。

改行

SMSでは、メールと同じく改行が可能です。SMSのメッセージで適宜改行を入れればメッセージが見やすくなり、伝えたい内容もわかりやすくなるでしょう。

ただし、改行のルールや改行コードは、メッセージを受信する通信事業者によっても異なります。相手がメッセージを閲覧する環境によっても見え方が変化するため、注意が必要です。たとえば、キャリア、携帯端末、アプリ、OSなどが違うと、メッセージが表示される幅も異なります。想定とは異なる部分で改行され、表示がずれることもあるため気をつけましょう。

なお、改行も文字数に含まれるため、改行を多く入れると料金も高くなる可能性があります。

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ビジネスでSMSを使用するメリット

ビジネスでSMSを使用するとどのようなメリットがあるのでしょうか。具体的なメリットを解説します。

送達確認の機能がある

SMSでは、メッセージが相手に届いたかどうか確認する機能があります。相手がメッセージを閲覧したかどうかまではわからないものの、送達状況を確認できればメッセージが届かない相手に何度もメッセージを送らなくて済むようになります。

相手に到達する可能性が高い

メールアドレスは簡単に変更できるため、自社で把握しているメールアドレスが変わればメッセージが届きません。しかし、電話番号の変更には手間がかかるため、頻繁に変える人はあまりいません。電話番号が宛先となるSMSはメールよりも相手に届きやすいです。

相手の視認性が高い

SMSはメールほど利用率が高くないため、SMSを送信すれば相手に気づいてもらいやすいです。SMSを送信するには電話番号が必要であり、メールよりも信頼性が高い側面もあります。そのため、相手が開封してくれる可能性も高くなります。

セキュリティ性に優れている

電話番号は固有の番号であり、悪用のための使い回しが困難です。そのため、SMSはセキュリティ性にも優れており、本人確認の2段階認証にも活用されています。

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ビジネスでSMSを使用するデメリット

ビジネスでSMSを使用する場合、デメリットもあります。具体的なデメリットについて解説します。

画像や動画は送信できない

SMSで送信できるのはテキストだけであり、画像や動画は送信できません。ただし、URLは送信できるため、画像や動画を掲載しているURLを添付すればインターネット上から相手に確認してもらえます。

送信時にコストが発生する

メールとは異なり、SMSを送信するためにはコストがかかります。送信する文字数に応じて料金が発生する仕組みです。文字数が多いほど、SMSの送信にかかる料金は高くなります。

ビジネスにおけるSMSの活用方法

ビジネスではさまざまな場面でSMSが活用されています。ここでは、ビジネスで活用する方法を解説します。

リマインド

SMSは顧客へのリマインドを通知するために使用できます。たとえば、サービスの予約や来店予定の日時が近づいてきたら、SMSで日時の確認を入れましょう。SMSでメッセージを送ると相手も気づきやすいため、予約を忘れて無断キャンセルが発生するリスクを防止できます。

通知

SMSで自社のビジネスに関する情報を通知すれば、相手に興味をもってもらえる可能性があります。たとえば、新しいキャンペーンを実施する際にSMSで情報を通知するのもひとつの方法です。キャンペーンのWebページのURLも一緒に送信すると、興味をもった顧客に詳細をチェックしてもらえます。

電話不通時の連絡

顧客に電話で連絡しても、必ず応答があるとは限りません。そのようなときにSMSで連絡を入れると、用件を簡単に伝えられます。相手に折返しの連絡を依頼したり、改めて連絡する旨を伝えたりできます。電話とあわせてSMSを活用すると、よりスムーズに顧客とコミュニケーションがとれるようになるでしょう。

督促

SMSは緊急性や重要性が高い連絡にも適しています。メールはほかのメッセージに埋もれたり迷惑メールフォルダに分類されたりすることもありますが、SMSは利用頻度も低いためすぐに気づきやすいでしょう。督促のメッセージをSMSで送信すると、相手もすぐに確認できます。うっかり忘れていた場合も素早く対応してもらえます。

本人確認

SMSは信頼性が高いため、本人確認にも活用可能です。電話番号は固有のものであり、安全性が高いと考えられています。たとえば、初めて会員画面にログインする際や各種サービスに登録している情報を変更する際は、SMSでワンタイムパスワードを送信するケースも増えています。

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ビジネスでSMSを送信する方法

ビジネスでSMSを送信するには、どうすればいいのでしょうか。ここでは、具体的な方法について解説します。

スマートフォンを利用する場合

スマートフォンを利用してSMSを送信するためには、まずSMSのメッセージアプリを開きます。画面に表示されている「新規作成」のボタンを押しましょう。宛先に電話番号を直接入力するか、電話帳から電話番号を選択します。さらに、伝えたいメッセージを本文に入力します。宛先や本文に問題がないかチェックし、送信ボタンを押してください。

パソコンを利用する場合

パソコンでSMSを送信するときは、電話番号を使用するために携帯電話やスマートフォンと連携する必要があります。SMS配信サービスを使用すると、よりスムーズにパソコンからSMSを送信できるようになります。複数人への一斉送信も可能です。

改行のルールや見え方はキャリアによって異なるため、それぞれに最初から対応しているSMS配信サービスを選びましょう。

ビジネスにおけるSMSの例文

ビジネスでSMSを送信する際は、どのような文面にすればいいのでしょうか。ここでは、具体的な例文を紹介します。

リマインド

◯◯株式会社営業部の〇〇です。

次回の面談は、◯月◯日◯時からとなっております。

当日は◯◯について具体的にお話を伺えますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

通知

いつも◯◯電気をご利用いただき、ありがとうございます。

今月の使用量および請求金額は以下のとおりです。

◯月分ご使用分　◯kWh

請求金額　◯円

詳細はWebサイトからもご確認いただけます。

https://～～

電話不通時の連絡

現在、回線が混み合っているため、電話をお繋ぎできない状況です。

ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

改めてこちらからお電話いたしますので、少々お待ちください。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

督促

◯◯株式会社です。

◯月分の◯◯について、入金の確認がとれておりません。

督促状を発送いたしましたので、必ずご確認の上ご入金をお願いいたします。

本人確認

ワンタイムパスワードは、◯◯◯◯です。

有効期限は◯時間です。

時間内に入力いただき、本人確認をお済ませください。

不明点については以下までお問い合わせください。

◯◯-◯◯-◯◯

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まとめ

SMSは到達率が高く確認してもらいやすいというメリットがあり、ビジネスに活用している企業も増えています。リマインド、通知、督促などさまざまな目的のために活用可能です。

ネクスウェイのSMS配信サービス「SMSLINK」は、マニュアルレスで簡単に操作できます。キャリアの仕様を包括しており、それぞれの違いを気にせずにメッセージを送信できます。業界最安値水準の1通6円から利用可能です。保守やサポートも充実しているため、ぜひビジネスに活用してください。