面談設定率が低い原因とは？改善策とおすすめのツールを紹介

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こんにちは。「SMSLINK」ライターチームです。

採用現場において、より多くの応募者と面談をするために面談設定率を重視している企業も多いでしょう。しかし、「なかなか面談設定率が上がらない」と苦労しているご担当者様もいるのではないでしょうか？

本記事では、面談設定率が低くなる原因と改善策を紹介します。さらに面談設定率の向上におすすめのツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

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採用現場で重視される面談設定率とは？

企業の採用現場では、面談が設定された割合をチェックするために、面談設定率が重視されています。面談設定率とは、有効エントリー数の中から、面談の日時を設定するに至った割合のことです。

面談設定率　＝　面談設定数　÷　有効エントリー数　×　100

上記の計算式で面談設定率が把握できます。例えば有効エントリー数が500に対して面談設定数が300だった場合、面談設定率は60%という計算になります。

実際、面談設定率の平均値は約55〜65％といわれています。もし面談設定率が50％を下回る場合は、採用現場における面談のプロセスに問題が生じている可能性があり、改善策を練る必要があるでしょう。

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面談設定率が下がる原因

採用現場での面談設定率は、約55〜65％の割合が理想的です。割合が低い場合は、面談調整のオペレーションで以下のような問題が考えられます。

返信が遅い

面談設定率が下がる要因の1つとしては、企業側からのメールの返信が遅いことが考えられます。企業によっては多数の応募者を対応しているところもあり、「なかなか選考案内が進められない」といった悩みもあるでしょう。

しかし、あまりにもメールに対する返信が遅いと、応募者の面接に対するモチベーションが下がりやすくなってしまいます。また、何日も連絡が途絶えた場合は、「選考落ちしたのではないか」と応募者が勘違いしてしまう可能性もあるので注意が必要です。

メールの文面が読みにくい

採用を行う際に、応募者とのやり取りをメールで行う企業が多くなっています。メールのやり取りで注意しなければならないのが、文面の読みにくさです。

メールの文章が長すぎたり難しい表現が使われていたりすると、応募者によってはストレスを感じる場合があります。記載された内容がわかりづらく、そのまま面談を断念してしまう方がいるかもしれません。

電話以外に日程調整の方法がない

採用現場によっては、電話で直接面談の日程調整を行っている企業もあるでしょう。相手側の都合によって連絡が取れないことも珍しくありません。

また、人によっては未登録の電話番号に対して警戒心を抱く方もいます。電話連絡で面談設定率が低い場合は、メールやSMSなどのツールを活用した日程調整を行うのが望ましいです。

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面談設定率を上げるポイント

面談設定率を上げるためには、現在採用している面談オペレーションの課題を見直し、改善策を練ることが重要です。改善策を練った上で、新たな面談オペレーションを整えれば、面談設定率が上がりやすくなります。

具体的にどのような施策を練るべきなのか、面談設定率を上げるポイントを紹介します。

エントリーが来たらすぐに返信する

面談設定率を下げないためには、エントリーに対してすぐに返信するのが望ましいです。応募者によっては複数の企業にエントリーしていることもあるため、返信が遅いとほかの企業に流れてしまう可能性があります。

早くて数時間から遅くても1日のうちに返信を行い、優秀な人材を確保するチャンスを逃さないようにしましょう。

複数の面談の日程候補を掲示する

面談の設定率を上げるためには、複数の面談の日程候補を掲示するのもポイントです。固定したスケジュールで面談の日程調整をしてしまうと、スケジュールが合わない事態が発生しやすくなります。

特に遠方から来る応募者はスケジュールに限りがあり、日程が決まっていると面談に参加するのが難しくなる可能性もあるでしょう。複数の面談日程を提案することで、スケジュールが合わないことで発生するキャンセルを減らすことにつながります。

メールの文章は簡潔にする

メールやSNSなどで面談に関する案内をする際は、文章は簡潔にまとめましょう。シンプルで要点をわかりやすくすることで、応募者はストレスを感じることなくメールの内容を確認できます。

見栄えをよくしたい場合はセクションごとに改行したり、日程候補の部分を箇条書きにして工夫を凝らすとよいでしょう。

SMSを活用する

電話やメールで面談の日程調整をしたものの、応募者から返信が来ないと悩んでいる企業もあるでしょう。より確実に面談の連絡を届けたい場合は、SMSを利用するのがおすすめです。

SMSとは、携帯電話番号を使って短いメッセージを送るツールで、相手の携帯電話番号さえわかればメッセージが送れます。アプリのインストールやLINEの友だち登録も不要でメッセージのやり取りができるほか、メールほど件数が届かないため「他のメールに埋もれてしまった」ということが起こりにくく、情報を見てもらいやすい点が大きなメリットです。

また、SMSのプッシュ通知はデフォルトでONになっているため、メッセージの通知をポップアップで知らせてくれ、メッセージの見逃しを防げます。

人材業界におけるSMS活用例は以下のページをご覧ください。

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面談設定率を上げるならSMSを活用してみよう

本記事では、面談設定率が低い原因と改善策を紹介しました。面談設定率を上げるためには、現在の面談設定のオペレーションを見直し改善を練ることが重要です。

より確実に面談の予定を確定させたい場合は、SMSの導入がおすすめです。SMSをうまく活用し、面談設定率を上げてみてください。

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