入居者が電話に出ないときはどうする？音信不通の対応にSMSがおすすめ

視認性の高いSMSで、電話に出ない入居者にも確実に連絡！
工事日連絡・家賃督促・書類不備の連絡を効率化！
＞SMS活用ノウハウBOOKを無料でダウンロードする

こんにちは。「SMSLINK」ライターチームです。

物件管理をするオーナーや不動産会社の中には、入居者と連絡が取れないと困っている方がいることでしょう。入居者に確実に連絡するには、SMSがおすすめです。本記事では、入居者が電話に出ない理由や、連絡を取る際にSMSを活用するメリットや活用方法について紹介します。

入居者への連絡にSMSが有効？そのメリットとは

電話で入居者の連絡がつながりにくい場合は、SMSがおすすめです。

SMSとは、携帯電話番号を使って短いメッセージを送るツールのことです。相手先の携帯電話番号にダイレクトにメッセージを送れ、本人認証や予約リマインド、入荷連絡や書類不備の連絡などさまざまなシーンで活用されています。

到達率が高く確認されやすい

SMSのメリットの一つは、到達率が高く確認されやすいところです。SMSは電話やはがき、メールなど他のツールと比較してメッセージを気づいてもらいやすく、見てもらいやすい手段といえます。SMSはメールほど件数を受信しないため、他のメールに埋もれて見てもらいにくいといったことが起きにくいツールです。

低コストで運用ができる

SMS配信サービスは基本的には送った分だけ料金が発生する従量課金制が多く、個人の場合は約3円〜6円、法人で利用する場合は約10〜18円が相場です。またサービスによっては初期費用や月額固定費がかかるため注意が必要です。

『SMSLINK』の場合は、1通あたり6円から送信可能です。また初期費用や月額固定料金が0円であるため、導入にはコストがかかりません。リーズナブルな価格で運用できるので、コストを抑えたSMS配信を行いたい方にはぴったりでしょう。

一斉送信で効率よくメッセージを配信できる

SMSのメリットは、一斉送信機能で効率よくメッセージを届けられることです。CSVなどでリスト化し、複数の携帯電話番号に送信できるため、わざわざ1人ずつ配信する手間や電話する手間が減らせます。

とくにマンションやアパートなどで大規模な修繕工事や居住者への注意喚起、点検日程などのアナウンスをする場合には、一斉送信機能を活用してみるとよいかもしれません。

視認性の高いSMSで家賃督促で、回収率UPに！
＞SMS活用ノウハウBOOKを無料でダウンロードする

入居者が電話に出ない理由とは？

家賃滞納や契約更新、物件工事など、重要なお知らせを入居者に届けたいものの電話に出てくれない、とお困りの事業者の方もいらっしゃると思います。入居者が電話に出ない理由には、さまざまな要因が考えられます。

後ろ暗い事情がある

入居者の中には、家賃滞納をしたり、住宅設備を破損してしまったり、ペット禁止にもかかわらず飼育してしまったりするなど後ろ暗い事情を抱えている可能性があります。

後ろ暗い事情があると、人によっては「家主や不動産から何か罰則を受けるかもしれない」と考えてしまい、逃避するために着信を拒否するかもしれません。

忙しい・日中は電話に出れない

入居者に電話がつながらない場合は、単純に忙しい可能性も考えられます。例えば日中に電話をかけたとしても、仕事で忙しかったり、用事で取り込んでいたりすると通話に出るのは難しいでしょう。とくに常にスケジュールに追われている方であれば、なおさら電話がつながりにくいです。

電話に出れる時間帯が限られている入居者には、SMSでメッセージを送ることで、相手も自身が都合のいいときに確認できるため、おすすめです。

知らない電話番号には出ない

人によっては、知らない電話番号・登録していない電話番号には出ないという人もいます。

「もしかしたら詐欺の電話かもしれない」「しつこい営業の電話かも」というように未登録の電話番号に対して警戒心を抱いてしまう可能性があります。

事前に、入居者に「この電話番号から連絡します」とアナウンスするといいでしょう。万が一の時でも通話できるよう、入居者に電話番号を登録してもらいましょう。

電話が苦手

入居者の中には、電話が苦手に感じる方は珍しくありません。ある調査では、若手世代の7割以上が電話に対する苦手意識を感じるという調査結果があり、通話に対する恐怖心からつながりにくいことも考えられます。（参考：株式会社ソフツー「電話業務に関する実態調査」）

このようなことから入居者に対して円滑なコミュニケーションを図るためには、電話のみならずメールやSNS、SMSなどさまざまなツールを活用することも重要かもしれません。

視認性の高いSMSで家賃督促で、回収率UPに！
＞SMS活用ノウハウBOOKを無料でダウンロードする

入居者に向けてSMSを配信する際のポイント

SMSは対象の携帯電話番号にダイレクトのメッセージが届けられますが、運用する際にはいくつか押さえておくべきポイントがあります。SMSの特徴をしっかり把握できれば、電話に出ない入居者でもしっかりとした連絡ができるようになるでしょう。

簡潔なテキストでメッセージを送信する

SMSを配信する際は、簡潔なテキストでメッセージを送信するのがポイントです。具体的な詳細を伝えるために長文になってしまうと、受信者によっては読みにくさを感じてしまいます。

もしうまく文章がまとまらない場合は、書きたい内容を箇条書きでまとめ絞り込むのがおすすめです。1度文章を整理することで、書きたい内容が絞り込みやすくなります。テキスト作成に苦戦した場合は、ぜひ試してみてください。

SMSで入居者へのメッセージを送るなら「SMSLINK」がおすすめ

「SMSLINK」 は、国内携帯キャリアと直接接続し、安定した通信網を使ったSMS配信サービス。

1通あたり6円～送信でき、初期費用や月額固定料金は0円。料金は送った分の到達課金のみで、コストを抑えてSMS配信をしたい方におすすめです。

【SMSLINKの特徴】

• 5年半で2,500社超の導入実績（※2024年2月時点）
• 国内携帯キャリアと直接接続による安定した通信網を利用
• 初期費用、月額固定費0円、1通あたり6円～（※月間の送信通数によって異なります）
• 直感的に利用できるわかりやすい管理画面
• API連携 / 最短3日で開発できる簡易API

重要連絡への活用から、日程リマインド、督促、アンケート活用、販促やマーケティング、SMS認証など、「SMSLINK」 1つでさまざまな活用ができます。

まずは自社で活用できそうか、どれぐらいの料金になるかなどお気軽にお問い合わせください。

＞SMSLINKへ問い合わせる

＞業界最安値水準！SMSLINKの資料を無料でダウンロードする

繰り返しアナウンスする

家賃の支払いに関する督促や請求、引き落としなど緊急性を要する内容の場合、もし返答がない場合は繰り返しアナウンスしましょう。人によっては支払い忘れる方もいるため、支払い遅延で入居者に損をさせないためには再度メッセージを送ることが必要です。

自社の電話番号を表示する

SMSの送信元番号に自社の電話番号を表示することも重要です。入居者によってはSMSを受信した際に送信元番号を検索し、本当に自分宛ての連絡なのかを確認することもあります。その際に自社番号であることを確認してもらうことで、反応率をあげることができます。

＞送信元番号を自社の番号に指定する方法を見てみる

入居者に向けてSMSを配信する際の注意点

入居者に向けてSMSを配信する際は、いくつか注意しなければならないポイントがあります。メールやSNSなどほかのツールと比べて、SMS独自の機能によって不便さを感じてしまうかもしれません。

さらに誤った方法で配信してしまうと、受信者本人からクレームを受ける可能性があります。トラブルを起こすことなくSMSを配信するためには、運用の仕方に問題がないか事前に確認することが必要です。

画像や動画などの添付ができない

SMSはテキストに特化したツールであるため、画像や動画などの添付ができません。画像や動画などビジュアルを活用したメッセージを送りたい方にとっては、このような機能制限は不便に感じることでしょう。

しかし配信サービスによってはファイルや画像、動画などをURL化し送信することが可能です。例えば、「SMSLINK」ではファイルや画像のURL化が無料でできるため、ビジュアルを使ったメッセージを送信したい方におすすめです。

物件に関する工事の詳細や家賃の料金変更に関する資料など、ビジュアルを使ったメッセージを入居者に向けて送信したい場合は、ぜひURLを活用してみてください。

送信できる文字数に制限がある

SMSは、最大約670文字までしかテキスト入力ができません。そのため字数オーバーしてしまうと、送信エラーが表示されてしまいます。

字数オーバーしないためには、簡潔な内容でまとめることがポイントです。先ほども紹介した通り、簡潔なテキストで相手にメッセージを送信しましょう。

広告宣伝目的の場合は特定電子メール法の遵守が必要

不動産会社によっては、入居者に向けて物件に関する広告宣伝をするところがあるでしょう。しかしSMSを活用した広告宣伝をする際は、事前に本人の同意が必要です。本人同意がないとSMS配信ができません。

広告宣伝用途の場合、特定電子メール法を厳守する必要があります。

• 受信者から同意を得る
• 配信停止の申し出を受けると、即停止できる設計にする
• 表示義務を守る

本人の同意なしに勝手に広告配信をしてしまうと特定電子メール法違反となってしまい、罰金や罰則などのペナルティを受ける可能性があります。

このようなペナルティは、会社の信頼低下や評判の低下などにつながりやすくなるので注意が必要です。もし不動産に関する広告配信をする際は、事前に本人の同意を得ましょう。

詳細は以下の記事をご覧ください。

【事例】入居者への連絡にSMSを活用した成功例

ここでは、入居者への連絡手段としてSMSを活用し実績を上げている事例を紹介します。

折り返しの割合が4割改善した事例

低価格の賃貸マンションを全国で1,000物件（約10万室）以上展開するビレッジハウス・マネジメント株式会社では、入居者や入居希望者との連絡手段に「SMSLINK」を活用し、業務改善を実現しています。

導入前の課題

• 入居者や入居希望者との連絡手段が主に電話だったが、電話は人的リソースや回線などの制約が多く、またつながらないケースが多い。
• 電話によるコミュニケーションのロスが大きく、業務スピードが落ちていた。

SMSLINK導入のポイント

• SMSLINKを使用して入居者や入居希望者に連絡することにより、電話がつながらなかった際の連絡ロスを削減。
• SMSを使用した一斉送信により、多数の入居者への連絡が可能となり、コミュニケーションの効率化が実現。

導入の効果

• 不在着信への折り返しの割合が3～4割増加し、契約書の不備や送付遅れの割合が約半分になった。
• 家賃の口座振替日をリマインドするSMSの一斉送信により、口座振替の成功率が大幅に増加した。
• 多言語対応の定型文をあらかじめ作成し、SMSを使って一斉アナウンスすることで、外国籍の入居者への対応が容易になった。

入居者への連絡にはSMSを活用してみよう

入居者が電話に出ない理由には、後ろ暗い事情や着信拒否設定、忙しさなどさまざまな理由が考えられます。少しでも入居者との連絡が取りやすくなるようにしたい場合は、到達率の高いSMSを活用するのがおすすめです。もし「入居者が電話に出ない」と困っている際は、ぜひSMSを利用してみてください。

＊＊＊

ネクスウェイのSMS配信サービス「SMSLINK」はマニュアルレスで簡単操作でき、使いやすい機能も充実。業界最安値（6円/通～）での利用が可能です。
FAX、郵送、メールなどの通信インフラを30年間に渡って提供してきた実績があり、保守・運用・サポートまでお任せできます。SMSの活用についてぜひご相談ください。