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こんにちは。「SMSLINK」ライターチームです。

病院やクリニックでの「リコールはがき」業務は、患者への大切なフォロー手段ですが、印刷・発送の手間やコストが課題になりがちです。そこで注目されているのが、SMS（ショートメッセージ）によるご案内です。

本記事では、はがきとSMSそれぞれの特徴や活用のコツ、さらに両者を効率的に運用する方法を解説します。

リコールはがきとSMS、どちらを選ぶべきか？

リコール案内の手段として「はがき」と「SMS」は、それぞれに特徴と利点があります。どちらが適しているかは、目的・患者層・コスト・反応率といった観点から総合的に判断することが重要です。

ここでは、両者のメリット・デメリットを整理し、より効果的な選択や組み合わせ方を考えていきます。

リコールはがきのメリットとデメリット

まず、従来から多くの医療機関で利用されている「リコールはがき」の特徴を見ていきましょう。はがきには、紙ならではの安心感や信頼性がありますが、一方でコストや手間の面では課題もあります。

メリット

• 物理的に手元に届くため、確実に患者に届きやすい
• 病院名やロゴなどを入れて、安心感を与えられる
• 高齢者やスマートフォンを利用しない層にもアプローチが可能
• 視認性が高く、印象に残りやすい
  
  

デメリット

• リスト整備・印刷・発送に時間とコストがかかる
• 内容の修正や追加がしにくい
• 住所変更などで届かないリスクがある
• 投函後の効果測定が難しい
  
  
  

SMSによるリコール案内のメリットとデメリット

次に、近年多くの医療機関が導入し始めている「SMS（ショートメッセージ）」の特徴を見てみましょう。スピードと手軽さが魅力ですが、受信設定や安心感などに配慮が必要です。

メリット

• 即時配信が可能で、リマインドにも効果的
• 閲覧率が非常に高く（90％以上とも言われる）、見てもらいやすい
• 印刷・発送コストが不要で、低コスト運用が可能
• MNPにより携帯が変わっても届けることが可能
  
  

デメリット

• 携帯番号が必要
• 文字数制限（最大670文字程度）がある
• 画像や詳細情報を送れない（URLリンクで補完する必要あり）
• 迷惑SMSと誤解されるリスクがある

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はがきとSMSの組み合わせ例

実際には、「はがき」と「SMS」をうまく組み合わせることで、より高いリコール効果を得られるケースが増えています。

たとえば次のような方法があります。

1. 初回の案内は信頼性の高い「はがき」で送る
2. 再来院のリマインドや当日のご案内は「SMS」で送る
   

1. 基本的には「SMS」で送る
2. 「引き続きはがきで連絡がほしい」という患者には「はがき」で送る

このように、媒体の特性を活かしたハイブリッド運用により、患者との接点を増やしつつ、コストも抑えられます。

リコールはがきの反応率を向上させるためのポイント

どちらの手段を使う場合でも、最も重要なのは「患者が行動を起こしやすい内容」にすることです。ポイントは以下の通りです。

• 医院名や担当医の名前、連絡先を明記し、安心感を与える
• 来院の目的や必要性を明確に伝える
• 予約・問い合わせへの導線をわかりやすくする
• 文面は短く、やさしい言葉でまとめる

とくにSMSは、迷惑SMSと勘違いされないように、数行で安心感を感じてもらうことが重要です。

迷惑SMSと勘違いされないためのポイントについては、以下の記事もぜひご覧ください。

【まとめ】リコールはがきとSMSの比較表

最後に、コストや運用時間の観点など、リコールはがきとSMSの違いを整理します。

このように、それぞれにメリット・デメリットがあります。重要なのは、自院の患者層や目的に合わせて、最適な手段を選び、必要に応じて併用することです。

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実際にSMSを利用する際の注意点

SMSはスピーディで効果的なリコール手段ですが、運用にはいくつかの注意点があります。単に「送る」だけではなく、患者が安心して受け取れる工夫と、正しい情報管理が欠かせません。

ここでは、実際にSMSを導入する際に押さえておくべきポイントを解説します。

送信には携帯番号が必要

SMS配信を行うには、患者の携帯電話番号の登録が必要です。そのため、以下のような事前準備を行っておくとスムーズです。

• 初診時の問診票などで携帯番号の記入欄を設ける
• 個人情報の利用目的として「SMSでのご案内」を明記する
• 番号変更時の更新を依頼する仕組みをつくる

携帯番号の登録率が高いほど、リコール連絡の到達率も向上します。患者の同意を得たうえで、正確なデータ管理を徹底しましょう。

文字数に制限がある

SMSには文字数の上限（全角670文字程度）があります。そのため、伝えるべき内容を厳選し、端的でわかりやすい文面を作成することが重要です。本文が短くても目的が明確であれば、患者の行動を促す効果が高まります。

一方で、文字数を減らそうとするあまり、不自然な日本語になったり、医院名を省略したりすると、患者に不審感をあたえ、迷惑SMSと勘違いされる可能性がありますので、注意が必要です。

• 医院名や連絡先TELを本文中に入れて信頼性を高める
• 来院目的と日時を明確に伝える
• 詳細はURLリンクで補足する

定期検診のご予約は下記URLからお願いいたします。https://〜

△△様
○○クリニックです。定期健診の時期が近づいて参りました。ご予約は下記URLからお願いいたします。https://〜
TEL 03-0000-0000

配信停止はこちらから→https://〜

△△様
○○クリニックです。ご予約の前日となりましたので、お知らせいたします。
予約日時　10/06(月)15:00～
どうぞ気をつけてお越しくださいませ。

ご予約の変更・取消については、下記お電話番号より承ります。
TEL 03-0000-0000

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画像や動画を添付できない

SMSでは、画像や動画ファイルを直接送ることができません。そのため、診療内容の詳細説明やイメージを伝えたい場合は、次のような工夫が必要です。

• URLリンクでWebサイトや予約ページに誘導する
• 画像つきのリマインドが必要な場合は、はがきやMMS、メールを併用する
• SMSLINKのファイルアップロード機能を使って、画像・ファイルを送信する

SMS単体で完結させようとせず、他の媒体と組み合わせることが効果的です。

迷惑SMSと勘違いされないように工夫する

SMSは手軽な一方で、見知らぬ番号から届くと「迷惑メッセージ」と誤解されることがあります。

以下のような点に気をつけ、信頼して読んでもらうための工夫が欠かせません。信頼感を損なわないメッセージ設計が重要となります。

1. 送信元の電話番号を自院の番号にする（送信元番号指定）
2. 冒頭で「○○クリニックです」と医院名を明記する
3. SMSが不要な方への配信停止方法を案内する（オプトアウト）
4. 定期的に送信内容を見直し、患者目線で違和感がないか確認する

SMSが送れない患者の対応を考える

すべての患者がSMSを受け取れるとは限りません。特に高齢者層や携帯電話を持たない方への対応も考慮する必要があります。

想定すべきケース

• 固定電話しか登録されていない
• 携帯番号の入力ミス・契約切れ
• SMS受信を拒否設定にしている
  

対策例

• SMSが送れない患者には、従来どおり「はがき」を送る
• 電話でのフォロー体制を用意する
• 定期的に連絡先の更新をお願いする

このように、SMSを中心に据えながらも、届かない層への代替手段を準備しておくことが大切です。

SMS自体は便利なツールですが、「患者の安心」と「確実な到達」を両立させるためには、こうした注意点を踏まえた丁寧な設計が求められます。

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はがきとSMSを、まとめてネクスウェイにおまかせ！

はがきとSMSの両方を活用したリコール案内は、効果的でありながら運用負荷が課題になることもあります。

ネクスウェイははがきとSMSのサービスを用意しているため、両者をまとめてネクスウェイに依頼でき、効率的かつ確実に患者へ情報を届けることが可能です。ここでは、サービス内容や業務効率のメリット、活用事例について解説します。

ネクスウェイの郵送サービス

ネクスウェイのNEXLINK「オンデマンド印刷発送サービス」なら、リコール案内のためのはがきを1通～簡単に送ることができます。

【NEXLINK「オンデマンド印刷発送サービス」の特長】

• パソコン上の3分程度のカンタン操作で印刷から発送まで完結
• 印刷から発送までワンストップで行えるので、時間や手間がかからない
• 1通からでも注文でき、必要な分だけ効率よく発送できる
• 閲覧率が高いA5ハガキが1通69円！

ネクスウェイのSMSLINKは、初期費用や月額固定料金は0円。送ったSMSの数によって利用料が確定するため、コストを抑えながらSMS配信を始めたいという方におすすめです。

一斉送信はもちろん、予約送信やクリック確認、短縮URLの自動生成などの便利な機能が充実しており、送信元番号の変更にも対応しています。

【SMSLINKの特長】

• 6年で3,000社超の導入実績（※2024年10月時点）
• 国内携帯キャリアと直接接続による安定した通信網を利用
• 初期費用、月額固定費0円、1通あたり6円～（※月間の送信通数によって異なります）
• 直感的に利用できるわかりやすい管理画面
• API連携 / 最短3日で開発できる簡易API

はがきとSMSの一括化による業務効率効果

はがきとSMSをまとめて依頼することで、以下のような効果が得られます。医院側は患者対応に専念でき、リコール案内の効率が格段に向上するでしょう。

1. 作業時間の短縮
   印刷・発送・SMS送信を同じ会社に依頼できるため、やり取りの工数が減る
2. 人的ミスの削減
   配信リストや宛先情報の二重管理が不要
   
3. コスト管理の簡略化
   複数の業者に依頼する必要がなく、請求も一元化可能
   
4. 効果測定の統合
   はがき・SMSそれぞれの反応状況をまとめて確認でき、改善策が立てやすい

はがき・SMSの併用事例については以下もご覧ください。

はがきとSMSの活用事例

実際にはがきとSMSを併用している医療機関では、次のような成果が報告されています。

• 高齢者向けにははがき、若年層にはSMSで送信し、全体の来院率が向上
• SMSでリマインドを送ることで、無断キャンセルやノーショーの減少
• はがきとSMSを併用することで、患者からの問い合わせや予約の連絡がスムーズになった

このように、患者の属性や目的に合わせた使い分け・併用で、より効果的なリコール案内が可能になります。

ネクスウェイなら、手間やコストを最小限に抑えつつ、はがきとSMSを柔軟に活用できる点が大きな魅力です。

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リコールはがきとSMSを活用して業務を効率化しよう

リコール案内の手段としては、従来の「はがき」と、近年注目される「SMS」それぞれにメリットとデメリットがあります。重要なのは、患者の属性や院内の運用状況に合わせて最適な手段を選ぶことです。

はがきの特徴

• 高齢者やスマートフォンを使わない層にも確実に届く
• 信頼感が高く、閲覧率が安定している
• 印刷・発送コストや手間がかかる
  

SMSの特徴

• 即時配信が可能で、到達率が高い
• 低コストで柔軟な文面変更が可能
• 迷惑SMSと誤解されないような工夫が必要
  

両者の併用メリット

• はがきで信頼感を、SMSでスピードとリマインド効果を両立
• 患者の属性や状況に応じて送信手段を使い分けられる
• ネクスウェイを利用すれば、印刷・発送・SMS送信を一括管理可能

リコールはがき業務を効率化し、患者の来院率向上を目指すなら、はがきとSMSの両方を戦略的に活用することが最も効果的です。ネクスウェイのサービスを活用すれば、手間やコストを最小限に抑えつつ、安心・確実なリコール案内が実現できます。

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