リマインドメールとは?送る方法やタイミング・書き方のポイント・例文などを紹介

リマインドメールとは?送る方法やタイミング・書き方のポイント・例文などを紹介


リマインドメールは、手軽に利用できて、ミスやトラブル、無断キャンセルを予防できるツールです。しかし、誤解されることに不安を抱く人もいます。では、リマインドメールはどのようなタイミングで送ればよいのでしょうか。

この記事では、リマインドメールを送る方法やタイミング、書き方のポイント、例文などを紹介します。リマインドメールの活用に役立てください。


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目次[非表示]

  1. 1.ビジネスシーンにおけるリマインドの意味
    1. 1.1.「リマインド」の意味
    2. 1.2.催促との違い
    3. 1.3.リマインドの手段
  2. 2.リマインドメールを送るシーンとは
    1. 2.1.取引先や顧客へのリマインド
    2. 2.2.社内会議やイベントのリマインド
    3. 2.3.業務に関するリマインド
  3. 3.リマインドメールを送る方法・手段
    1. 3.1.メール
    2. 3.2.コミュニケーションツール
    3. 3.3.SMS
  4. 4.リマインドメールを送るタイミング
    1. 4.1.前日から3日前
    2. 4.2.期限が過ぎても連絡がないとき
  5. 5.リマインドメールを送る際のポイント・注意点
    1. 5.1.件名を工夫する
    2. 5.2.確認してほしい内容を入れる
    3. 5.3.相手を気遣う言葉を入れる
  6. 6.シチュエーション別リマインドメールの例文
    1. 6.1.予約客へのリマインドメールを送る場合
    2. 6.2.社外の人に会議の開催についてリマインドメールを送る場合
    3. 6.3.社内イベントのリマインドメールを送る場合
    4. 6.4.上司あてにリマインドメールを送る場合
  7. 7.リマインドメールに返信する場合は?
  8. 8.まとめ


ビジネスシーンにおけるリマインドの意味


リマインドメールを解説する前に、ビジネスシーンにおいて、リマインドとはどのような意味なのか紹介します。



「リマインド」の意味


リマインドとは、英語を訳すると「思い出させる」や「気づかせる」という意味です。英語のスペルは「remind」となります。ビジネスシーンで使われるリマインドとは、同僚や取引先などに、約束の日時や期限を思い出させる意味合いで使われます。



催促との違い


リマインドは、確認や再確認といった意味合いで使われます。「催促」は、約束を実行するように求める強い意味合いも含まれた言葉であるため、リマインドとはニュアンスが違います。意味を違えて使うことがないように注意しましょう。



リマインドの手段


リマインドを使う手段として、一般的な手段は電子メールですが、口頭や電話、伝言メモ、付箋などを利用する手段もあります。また、社内ネットワークやチャットツールのリマインダー機能で、一斉にリマインドすることも可能です。



リマインドメールを送るシーンとは


リマインドメールを送るシーンは多種多様です。リマインドメールを送る具体的なシーンにはどのようなものがあるかを紹介します。



取引先や顧客へのリマインド


取引先や顧客など社外へのリマインドはメールが基本です。社外会議や営業アポイントの日時を再確認するのに使うといいでしょう。 予約日時を再確認するために利用するのも効果的です。


件名に、重要や要返信、至急などの言葉を使わないことがポイントになります。リマインドの意味をよく理解して、送信しないと誤解を招く恐れがあります。



社内会議やイベントのリマインド


社内会議や社内のイベントで使うリマインドメールは、メールにこだわる必要はなくコミュニケーションツールを利用することも一つの手段です。社内で開催される会議やイベントの日時を再確認したり、参加者に対して一斉メールでリマインドしたりすることも多いでしょう。


社外では使えませんが、社内ですのでリマインドの対象者にメンションを飛ばすなど、気づかせる工夫も必要です。



業務に関するリマインド


業務に関しては、特定の人宛に業務の締め切りを再通知したり、書類の提出期限などを再確認したりする際にリマインドメールを使います。期限がない場合でも一定期間連絡がなければリマインドを使って確認しましょう。


締め切りや提出期限に間に合わないと業務が滞るかもしれません。メンションを飛ばすほかに、文中で明確に締め切りや期限を伝える必要があります。



リマインドメールを送る方法・手段


リマインドメールを送る方法はいくつかあります。ここでは、一般的な方法であるメール・コミュニケーションツール・SMSについて解説します。



メール


メールは、従来から用いられてきたポピュラーな連絡方法です。リマインドメールとして使うにも適しています。メールアドレスさえわかれば、社外の人にも送れますし、「催促」と誤解されにくい方法です。


メールの難点は、読んでくれたのかどうかが分からないことです。迷惑メールに分類されていれば気づかれないこともあります。



コミュニケーションツール


社内でのリマインドメールには、コミュニケーションツールやグループウェアなどのツールを活用すると円滑にリマインドを伝えられます。コミュニケーションツールの良さは、リアクションや既読通知機能があることです。この機能によって、リマインドを送った側は、相手が読んだことを認識できます。


社外の人であっても、同じツールを使っていればリマインドメールを送れます。



SMS


SMSは、「Short Message Service」の略語でショートメッセージサービス/ショートメール/Cメールとも言われます。スマートフォンなどの携帯電話番号に送るショートメッセージで、メールアドレスがなくても携帯電話番号がわかれば誰にでもメッセージを送れます。

SMSのメリットは他にも、メールほど届く件数が多くなく、他のメールに埋もれて気付かない可能性が低いという「視認性の高さ」があります。また、メールアドレスと比較して「連絡先の変更が少ないため届きやすい」などがあげられます。


特に、視認性の高さは、リマインドメールの役目を果たすために最適です。誰もが、簡単にどのような場所にいても確認できます。


参考記事:【法人向け】SMSとは?活用例やメリット、注意点を解説



リマインドメールを送るタイミング


重要な約束事の再確認などのためにリマインドメールを送ることは、有効な手段であり慣習になりつつあるため、送るタイミングを解説します。



前日から3日前


需要なアポイントや会議などの場合は、期日の3日前にリマインドメールを送ります。理由は、前日や当日などの直前では、リマインドメールが読まれない可能性もあり、もし忘れていた場合には、スケジュール調整が難しくなるからです。


飲食業などは、リマインドメールを活用することで、無断キャンセルや当日キャンセルなどを防げる可能性があります。



期限が過ぎても連絡がないとき


期限を過ぎても連絡がないケースでもリマインドメールは有効な手段です。社内で提出期限を過ぎているのに資料や書類の提出がなかった場合は、該当する従業員に気付かせることができます。取引先や顧客に対しては、支払期限を通知することも可能です。


場合によっては「催促」のニュアンスを含めたリマインドメールが効果を発揮する場合もあります。



リマインドメールを送る際のポイント・注意点


リマインドメールには、送る際のポイントや注意点があります。誤解されないように留意して送りましょう。



件名を工夫する


リマインドメールでは、件名を工夫すると相手に不快な思いをさせなくてすみます。【再送信】や【日程の確認】などリマインドメールであることを分かる件名にすることも一つの方法です。


件名に【リマインドメール】や【リマインド】などを入れると不快に感じたり、野暮ったく感じられたりしやすいので、避けるようにしましょう。



確認してほしい内容を入れる


リマインドメールでは、何に対してのリマインドなのかを明確にし、相手に再確認してほしい内容を入れます。その際に日時や期限、などは正確に記載しないとトラブルの原因になるので注意しましょう。


内容の整理がつきにくい場合は、「5W1H」を活用してください。自分にとっても整理がつきやすくなり、相手も理解しやすくなります。



相手を気遣う言葉を入れる


リマインドメールを送る際に、相手の状況を把握できていることは稀です。相手を気遣う言葉を入れることで、不快に思われることが減少します。「お忙しい中恐れ入ります」などの言葉を添えるようにしましょう。


リマインドメールで催促する場合で行き違いがあれば相手を怒らせるため、「行き違いの際はご容赦ください」などの断りを入れておけば回避できます。



シチュエーション別リマインドメールの例文


実際にどのようなリマインドメールを送ればよいのか、4つのシチュエーションにわけて例文を紹介します。



予約客へのリマインドメールを送る場合


件名:ご予約の確認/レストラン〇〇


先日は、当店へのご予約ありがとうございました。

いよいよ明日がご来店の日となります。

△△様にお会いできることを楽しみにしております。


明日の19時が予約時間となっておりますが

不都合はございませんでしょうか。


△△様がお好きなエビをメインにしたメニューを用意してお待ちしております。

お気をつけてお越しくださいませ。


※連絡先は割愛していますが必要です。



社外の人に会議の開催についてリマインドメールを送る場合


件名:株式会社〇〇会議開催のご確認


いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の△△です。

ご多忙中にメールで失礼いたします。


先日ご案内し、お約束いただきました弊社の会議が3日後となりました。

改めて日時をご案内させていただきます。


日時:☆月☆日(火曜日) 14時30分~

場所:弊社2階中会議室

議題:新商品の説明及びお見積り


□□様が大変お忙しいことは存じております。

どうか、ご調整いただいて会議でお会いできることを心待ちにしております。


※連絡先は割愛していますが必要です。



社内イベントのリマインドメールを送る場合


お疲れさまです。人事部の〇〇です。


先日お知らせしました人事部主催の食事会がいよいよ明日になりました。

参加希望者の人たちに改めて日時と会場のご連絡です。


日時:5月22日(金)19時~

会場:焼肉バル□□

参加費:3,500円


もし、都合が悪くなり参加できない場合は、本日中に私〇〇までご連絡ください。

明日以降のキャンセルは会費が必要です。


焼肉バル□□の所在地が分からない人は下記のURLでご確認をお願いします。

URL:-


楽しい食事会になるように努めますので、

よろしくお願いいたします。



上司あてにリマインドメールを送る場合


お疲れさまです。〇〇です。


お忙しいところ大変恐縮ですが、

先日、稟議をあげた△△の件です。


その際にお伝えしましたが、

取引先とは、5月22日(水曜日)に連絡する約束を交わしています。

先方との約束を守るためにも、

□□部長の稟議決裁は5月20日(月曜日)中でお願いできますでしょうか。


もし、稟議書に不備があれば、〇〇にご連絡をお願いします。

早急に対処して、不備のない稟議書を提出いたします。


ご対応のほど、よろしくお願いいたします。



リマインドメールに返信する場合は?


リマインドメールへの返信は必要な場合と不要な場合があります。機械的に多くの人に送られているようなリマインドメールに返信する必要はありません。また、メールアドレスに「noreply」が含まれている場合は返信不要です。明らかに個人宛に送られてきたリマインドメールには、返信する必要があります。


返信の例文

・ご多忙の中、丁寧なご連絡ありがとうございます。

・お忙しい中、ご連絡ありがとうございます。おかげで助かりました。



まとめ


リマインドメールは、ビジネスシーンで多く使われる連絡方法で、再確認の意味をこめて使います。メールだけでなくチャットツールやSMSも多く使われているため、送る相手に合わせて使い分けるとよいでしょう。


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