緊急連絡網を作成するには？運用のポイントや連絡手段のメリット・デメリット

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こんにちは。「SMSLINK」ライターチームです。

緊急時にオフィス外にいる従業員とスムーズに連絡をとるために、緊急連絡網が必要と考える人も多いでしょう。なかには、連絡手段はどうすればいいのか、緊急連絡網の作り方や注意点がわからないという人もいるかもしれません。

この記事では、緊急連絡網を作成する際のポイントや注意点、連絡手段の選び方などについて解説しています。ぜひ参考にしてください。

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緊急連絡網の概要・重要性

緊急連絡網とは、災害やトラブルが発生した際に、会社と従業員が連絡する手段を示したものです。緊急連絡網を活用するシーンとして、地震や台風などの自然災害、パンデミックなどのケースが挙げられます。緊急連絡網を作成しておくことで、緊急時でもスムーズな企業運営が可能です。

また、従業員やクライアント、周辺住民の安全を守るうえでも、情報を迅速に伝達する連絡手段として重要な役割を担っています。

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緊急連絡網を作る際のポイント

スムーズに連絡をとれる緊急連絡網を作成するには、以下のポイントが重要です。それぞれのポイントについて解説します。

緊急連絡網を使うときの状況を明確にする

緊急連絡網を作成する際は、まずどのようなシチュエーションで使うのかを明確にしておくことが重要です。使用シーンを明確にしていないと、緊急連絡網を使うべきかどうかの判断に時間がかかってしまい、迅速な情報の伝達ができなくなります。

たとえば、自然災害の場合は、震度4以上、警報の発令など、緊急連絡網を発動する明確な基準を設けておきましょう。

緊急連絡網の記載項目を決める

緊急連絡網を見れば緊急時に連絡すべき相手や連絡先、連絡を入れる順番などがわかるという状態にしておかなければなりません。

そのため、緊急連絡網を作成する際は、以下の項目などを入れておきましょう。

• 従業員の連絡先（携帯電話番号、メールアドレス）
• オフィスや管理職の連絡先
• 連絡を入れる順番
• 緊急時のとりまとめ役

想定外の事態になったときのルールを決める

緊急時のシチュエーションを想定していても、想定外の事態が発生する可能性があります。そのため、想定内のルールだけでなく、想定外のケースについてもルールを決めておくことが大切です。

たとえば、連絡がとれない人がいる場合はどう対応するのかを決めておきます。連絡がとれない人への連絡の回数や、それ以降に連絡を入れる人などを明確にしておきましょう。

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緊急連絡網の作り方・手順

ここでは、実際に緊急連絡網を作成する手順と作成方法について解説します。

連絡先のリストを作る

はじめに従業員の連絡先のリストから作成します。情報の伝達をより迅速に行うために、部署や事業所、住居があるエリアなど、グループに分けてリスト化する方法もあります。

従業員の携帯電話や自宅などの固定電話、メールアドレスなどの情報を集める際に、プライベートで使用している連絡先をリストに載せる場合は、事前に本人の了承を得ておきましょう。

緊急連絡網の運用責任者を決める

緊急連絡網を作成するうえで、運用責任者を明確にしておくことも大切です。一般的に、危機管理本部長である社長が運用責任者を務めます。た

だし、緊急時に社長が不在になるケースも考えられるため、不在の際は誰が代わりに指示を出すのかも決めておく必要があります。たとえば、副社長や部長など複数名を選出し、優先順位も設定しておきましょう。緊急時は社長以外も不在のケースがあるためです。

緊急連絡をする際のフローを決める

次に、緊急時に連絡をおこなう際の順番を決定します。フローを決めておくことで、緊急時でもスムーズに情報の伝達がおこなえます。電話で連絡をとる場合は、危機管理本部長（社長）、副社長、部長、課長といったように、役職の順番で設定するケースが一般的です。

一方、メールやチャットなどを活用する場合は、従業員全員を対象にした一斉配信が考えられます。

緊急連絡網の運用について周知する

緊急連絡網を作成したら、従業員に運用方法を周知させましょう。

たとえば、各部長から順次電話連絡がなされる、総務部からメールで一斉配信されるなどを周知させることで、緊急時に従業員は何を見る必要があるのか、事前に認識することができます。

もし緊急連絡網を従業員に配布する必要がある場合は、氏名や居住地、電話番号などの従業員の個人情報が記載されているため、取り扱い時の注意事項なども伝えておくことが大切です。保管先として、オフィスや自宅などが挙げられます。

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緊急連絡網を導入する際の注意点

ここでは、緊急連絡網を作成する際に注意しておくべきことについて解説します。

作業ごとに担当者を決める

緊急連絡網は、作成するだけで終わりではありません。作成後に従業員の入退社や部署替えなどによって、データを更新する必要があります。

そのため、実務的な作業の担当者を決めておくことが大切です。また、緊急時の情報の伝達だけでなく、従業員の安否確認や出社の可否などのとりまとめ役も決めておきましょう。

緊急時でも使える連絡手段を選ぶ

緊急時に電話がつながりにくくなるケースも想定されます。そのため、電話以外の連絡手段も検討しておきましょう。たとえば、通話アプリや、LINE・チャットなどのグループ機能などです。

このほかにも、メールや安否確認システム、SMS（ショートメッセージサービス）なども連絡手段として活用できます。それぞれのメリットやデメリットについては、後ほど解説します。

緊急連絡網を配布する必要がある場合は従業員の了承を得る

緊急時に電話やメールを使用する場合は、従業員の電話番号やメールアドレスなどの個人情報を記載しなければなりません。そのため、従業員に対して収集目的や利用用途を開示し、了承を得たうえで収集する必要があります。

ただし、プライベートの連絡先を伝えたくないという従業員がいる可能性もあるため、了承を得られない場合は別の連絡手段についても検討しておきましょう。

情報漏えいに注意する

緊急連絡網は、個人の識別が可能な情報を載せる場合は、個人情報保護法をもとに個人情報を取り扱わなければなりません。

たとえば、緊急連絡網を利用する目的や管理方法、共有する範囲などを明確にしておく必要があります。そのうえで、緊急連絡網の漏えいや滅失、毀損などが起こらないように配慮しましょう。

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緊急時の連絡手段とそれぞれのメリット・デメリット

ここでは、緊急時の主な連絡手段と、それぞれを利用した場合のメリットやデメリットについて解説します。

メール

メールを連絡手段に利用した場合のメリットは、複数人に一斉配信ができることです。一度の送信だけで、従業員全員に連絡できるため、迅速に情報を伝達できます。

一方、デメリットは、従業員が利用するメールサービスによっては、迷惑メールフォルダに自動振分されてしまう場合、特定のメールアドレスのみ受信許可をしていて届かない可能性があることです。送信元のメールアドレスを事前に伝え、受信設定をすることで回避することが可能です。

電話

電話を連絡手段にするメリットは、電話回線が使用できれば、確実に連絡事項を伝えられる点です。また、連絡がつくことで安否確認も同時に行えます。誰もが日常的に使い慣れているツールのため、操作方法を説明する必要がありません。

電話を利用するデメリットは、災害時などは電話回線の混雑や電柱の倒壊などにより、物理的に電話がつながりにくくなることがある点です。さらに、電話は、メールのように一斉に連絡をとれないため、全ての従業員に連絡が行き渡るまでに時間を要します。

安否確認システム

安否確認システムを利用するメリットは、メールと同様に一斉に自動配信ができる点です。インターネットを介してやり取りできるため、災害時でも連絡がとれます。また、連絡メールが開封されたかがわかる機能が搭載されているものもあり、同時に安否確認も可能です。

デメリットは、事前にシステムへ従業員の個人情報を登録しておかなければならない点です。また、緊急時にスムーズに操作できるように、使い方の説明やシステムを利用した訓練も欠かせません。

SMS

SMS（ショートメッセージサービス）のメリットは、メールのように一斉送信が可能なうえに、視認性が高いことです。また、SMSは日常的に利用頻度が低いことや待ち受け画面にポップアップが表示されるため、メールよりも気づきやすい特徴があります。

さらに、携帯電話番号だけでメッセージが送れ、操作方法も簡単なため災害時の連絡手段としても活用できます。

一方、デメリットは送信できる文字数が制限されていることや、メールや電話と同様に個人情報の管理が必要なことです。

まとめ

緊急連絡網を作成する際には、運用ルールなどを明確にしたうえで必要な情報を収集する必要があります。また、スムーズに連絡をとるためには、直感的な操作が可能な連絡手段を選ぶことが大切です。

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