督促メールを送る際の注意点や例文を徹底解説！効果的な送付方法も紹介
こんにちは。「SMSLINK」ライターチームです。
契約社会の中で、相手に督促メールを送らなければならない状況を経験した人も多いのではないでしょうか。督促メールは相手に不快な思いをさせないように配慮して送る必要があります。
この記事では、督促メールを送る際の注意点や例文を紹介しています。効果的に督促メールを送る参考にしてください。
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【督促メールを送る前に】事前チェックポイント
督促メールを送る前には事前のチェックが大切です。すでに相手がアクションを起こしていたことに、こちらが気づいていないケースもあります。メールが埋もれていたり、郵便や宅配が他の部署に届いていたりする場合もあるので注意が必要です。
自分がメールを確実に送ったのかも確認しましょう。未送信になっていたり、インターネットの通信状況が悪かったりすれば未受信となることもありえます。こちらに落ち度がないことを事前にチェックすることは大切です。
督促メールを送った後で、相手がすでにアクションを起こしていたという状況にならないように確認が必要です。
【状況別】督促メールを送るタイミング
督促メールを送るタイミングは状況によって違います。
ここでは「メールの返信に対して督促メールを送る場合」「未入金に対して督促メールを送る場合」「未送付・未納品に対して督促メールを送る場合」について解説します。
メールの返信に対して督促メールを送る場合
メールの返信は、ビジネスマナーとして24時間以内が基本です。 しかし、24時間経過したからといって、すぐに督促メールを送るのは控えましょう。こちらは、相手がどのような状態か分かりません。メールの返信に対しては、区切りを決めることがおすすめです。
例えば、「48時間返信がなかったら」「納期が15日なので10日までに返信がなかったら」というように区切りを決めていれば、待つ間にフラストレーションを溜めずにすみます。区切りを過ぎたら、督促メールを午前中に送りましょう。
急ぎの案件や重大な損害が発生する場合は、待つ必要はありません。すぐに督促メールを送って、フォローを兼ねたリマインドを電話で行うと安心です。
未入金に対して督促メールを送る場合
金銭のやりとりは、相手が法人であるか個人であるか で対応が変わります。共通していることは、こちらに落ち度がないように確認することです。こちらに問題がなければ督促メールを送りましょう。
企業の場合は、速やかに督促メールを送ります。企業との金銭のやりとりは、信用とリンクしているため、入金日に入金がなければ、できるだけ早く入金されるように手段を講じる必要があります。
個人ユーザーであれば、入金忘れなども考えられるため区切りを決めて待つようにしましょう。
未送付・未納品に対して督促メールを送る場合
物品や書類の未送付や未納品に関しては、納期が決まっているかどうかで督促メールが変わります。納期が決まっているものについては、迅速に督促メールを送りましょう。
納期が決まっていない場合は、柔らかい文面でリマインドする程度に抑えます。その際に、納品・送付がいつ頃になるのかを尋ねることが重要です。
相手の納品・送付遅れによってプロジェクトに支障がでる場合は、関係各位に素早く伝達しておきましょう。悪い報告は、早いほうがダメージを軽減できます。
督促メールに盛り込む5つのポイント
督促メールを作成するに当たって盛り込んでおくポイントが5つあります。
・自分の氏名・属している組織・連絡先
・こちらからアクションした内容・日付
・相手に求める具体的な内容
・相手に求める期限
・相手を気遣う言葉
まず、自分が何者なのかを明確に記さなければ、相手に伝えたいことも伝わりません。次に、自分が何をいつアクションしたのかを述べます。相手に求めることも具体的に記し、期限も明確に示します。最後は、相手を気遣う言葉を記載しておきましょう。
メールの返信を督促する際のメール例文
メールの返信を督促する際の例文は以下です。
件名：【再送】Aプロジェクトの打ち合わせの件について
株式会社○○
△△様
いつもお世話になります。
株式会社□□の▲▲です。
4月1日に次回の打ち合わせ日と打ち合わせ内容をメールでお送りいたしました。
ご覧いただけたでしょうか。
4月5日までにご返答を送って下さるように記載しておりましたが、
4月8日現在、ご返信が確認できていないため、
このメールに打合せ内容を再添付しております。
ご多忙の中、大変恐縮ですが
4月10日までに打ち合わせにご参加頂けるのかをご返答いただければ幸いです。
ご質問・ご要望・打合せ内容へのご意見などございましたらお申し付けください。
どうぞ、よろしくお願いいたします。
前回送ったファイルやメールの内容を引用すると、相手が何を督促されているのかを早く理解できます。
件名を工夫して【再送】や【リマインド】などをいれることもおすすめです。
入金や送付・納品を督促する際のメール例文
入金や送付・納品を催促する際の例文は以下です。
件名：4月15日納品分について
株式会社○○
△△様
いつもお世話になります。
株式会社□□の▲▲です。
4月1日に4月15日納品分の発注書をお送りしておりますが、ご確認いただけたでしょうか。4月16日午前10時現在納品が確認できておりません。
大変恐縮ですが、状況をご確認いただいて、ご連絡いただけますようお願いいたします。念の為、発注書は本メールに再添付しておりますのでご確認ください。
本メールと行き違いで、商品を発送されている場合は、失礼をご容赦ください。
ご多忙と存じておりますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
未入金や未納品などのケースは、相手に問題があることが多いため、期日を短く設定します。できれば、メールを送ってすぐに電話をかけるようにしましょう。
取引先のトラブルは早めに察知しないとこちらが損害を被るかもしれません。タイムラグによる行き違いについては、一文を添えることで解消できます。
督促メールを送るときの注意点
督促メールを送る際には注意点があります。
ここでは、重要なポイントである「相手を不快にさせない言葉選びをする」と「クッション言葉を用いて柔らかな文面にする」について解説します。
相手を不快にさせない言葉選びをする
督促メールを送る際は、たとえ相手に落ち度があることが明白であっても、相手を不快にさせないように注意しましょう。メールは文字だけですので、相手にニュアンスや声のトーンを伝えられません。言い回しで工夫することがおすすめします。
例えば、「どうなっていますか？」や「どんな状況ですか？」と問いかける場合でも「いかがでしょうか。」に変えるだけで受け取る側が不快になりにくくなります。「どちらですか？」や「どちらにしますか？」は「いかがいたしましょうか。」に変えると印象が大きく変わります。
「早急にご対応ください」や「いつになりますか」など少し攻撃的なニュアンスがある言葉は、丁寧に伝えても相手を不快にしたり、萎縮させたりするため、重大な案件以外は避けたほうがよいでしょう。
クッション言葉を用いて柔らかな文面にする
督促メールを送る際は、文頭にクッション言葉を用いると柔らかい印象になります。クッション言葉の例は以下です。
・お忙しいところ恐れ入ります
・勝手なお願いで大変恐縮ですが
・急がせるようで申し訳ございませんが
・なにかの手違いかもしれませんが
・ご多忙と存じておりますが
催促メールにクッション言葉を使えば、依頼する場合や反論を抑える場合に効果があります。相手を不快にさせてしまって得することは何もありませんので、上手にクッション言葉を活用しましょう。
督促メールを効果的に送付する方法
督促メールを送る場合は、より効果的な送付方法を活用しましょう。メールにはさまざまな種類がありますが、督促メールの場合は視認性の高いツールを利用することが効果的です。
メールよりも視認性が高いツールの一つにSMSがあります。
SMSは、メールアドレスが不要で、相手の携帯電話番号さえ分かれば送信が可能です。受信する件数がメールほど多くなく、またスマホなどにポップアップ表示されるため視認性が高いと言われています。
また、SMSはメールと同様、1通あたりにかかるコストが少なく利用できるメディアです。電話と違ってかけ直す必要がなく、多数のユーザーへの一斉送信も可能です。
昨今、特に個人宛のコミュニケーション手段として注目を集めています。督促にも高い効果が期待できるため、積極的にSMSを活用していきましょう。
また、SMS配信サービスを利用すれば、PCから一斉に複数宛先にSMSを配信することが可能です。色々なサービスがありますので、自社に適したサービスを選ぶといいでしょう。
まとめ
督促メールを送る際は、事前にチェックして、こちらに落ち度がないか確認する必要があります。また、タイミングを誤ると相手に不快な思いをさせるかもしれません。ポイントを抑えた督促メールで効果を得ることが大切です。
督促連絡を送るのなら視認性の高いSMSを活用しましょう。ネクスウェイ「SMSLINK」はマニュアルレスでパソコンから送れるため操作が簡単です。また、1通6円～と低コストで、最大1万件までと多数のユーザーへの一斉送信も可能です。「宛先リストのアップロード」「メッセージの作成」「送信日時の設定」の3ステップで、簡単にSMSを送信できます。
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