送ったメールが埋もれるのを防ごう！返信率を上げる方法を徹底解説

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メールを送っても、他のメールに埋もれてしまいなかなか読んでもらえないという経験をしたことがある人も多いでしょう。メールを埋もらせずに読んでもらうには、コツがあります。

この記事では、埋もれてしまうメールの特徴や埋もれるのを防ぐ方法について解説します。メールに返信してもらえないケースが多い人は、ぜひ参考にしてください。

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埋もれるメールと埋もれないメールの違いは受信者にとっての必要性にある

1日に多くのメールが送られてくる企業や担当者の場合、すべてのメールを開いて目を通す時間が取れずに、メールの取捨選択を行うケースはよくあります。そのため、受信者が興味を持っていない内容のメールや、目を通す必要性を感じないようなメールは開いてもらえません。

受信者に必要だと思ってもらえるかどうか、要件をわかりやすく送れているかという点が、埋もれるメールと埋もれないメールの大きな違いです。

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メールが埋もれる原因とは

そもそもメールが埋もれる原因とは何なのでしょうか。

原因は大きく分けて、「未読にされやすい件名になっている」「未読になりやすい時間帯や曜日に送っている」の2点です。以下では、それぞれの原因について詳しく解説します。

未読にされやすい件名になっている

埋もれやすいメールの特徴として、「件名」がありきたりなものになっていることが挙げられます。

例えば、「初めまして」などのようなありきたりな件名は、迷惑メールにもよく使われる件名です。そのため、迷惑メールかもしれないと思われるケースもあり、開いてもらいにくくなります。

また、多くの人に一気に送ったと受け取れる件名、例えば「○○のみなさんへ」などは興味を失わせる可能性があります。パッとみて必要性を感じられないメールは、そもそも開いてもらえません。確認してもらえないケースが多く、返信率も低くなります。

未読になりやすい時間帯や曜日に送っている

メールを送るタイミングによっても、埋もれやすくなってしまいます。企業の場合、週のはじめにあたる月曜日は、会議などが入りやすいです。そのため、準備などで忙しくなりがちでメールチェックまで手が回らない、本当に重要なメールだけチェックするというケースも少なくありません。

また、個人に対して送るか、企業に送るかでも未読になりやすい時間帯は異なります。個人にメールを送る場合、就業時間内だとすぐに確認してもらえない場合も多いでしょう。また、企業に対して勤務時間外にメールを送ると確認まで時間がかかり、他のメールに埋もれやすくなります。

メールが埋もれるのを防ぐ6つの効果的な方法

メールが埋もれるのを防ぐには、ポイントを押さえてメールを送る必要があります。埋もれないようにするためには、件名や差出人、メールを送るタイミングなどを意識しましょう。

ここでは、6つのポイントについて解説します。

1.件名で要点を伝える

メールを埋もれさせないためには、必要なメールだと一目で認識してもらうことが重要です。ありきたりな件名では多くのメールに埋もれてしまうため、件名で要点を伝えて必要性をアピールしましょう。

例えば、「○○の件でご連絡させていただきました」というように、件名の頭にどのような内容のメールなのか伝えるワードを用います。これにより、相手の目に留まりやすく、メールを開いてもらいやすくなります。

メールを確認することで受信者のメリットになると伝えることが大切なので、目につきやすい最初に要点を入れた件名にしましょう。ただし、【緊急】・【重要】などのワードを常に入れると信頼を失うリスクもあるため、本当に重要なとき以外は控えたほうが無難です。

2.件名で疑問を投げかける

疑問形の件名も効果的です。例えば、「○○の方法を探していませんか？」というように、件名で疑問を投げかけましょう。こうすることで、メールの本文に疑問に対する答え、具体的な解決方法などが書かれていると、受信者に想像させられます。また、受信者の好奇心を刺激することも可能です。

答えを知りたい、問いかけられた内容に興味がある人は、メールを開いて内容を確認してくれるため、開封率や返信率の向上にもつながるでしょう。

3.パーソナライズされた件名にする

不特定多数の人に向けられた呼びかけには、魅力を感じにくいものです。例えば、「みなさん」や「あなた」などのように、多くの人に当てはまるような呼びかけは、あまり効果がありません。呼びかけのような形の件名にするのなら、パーソナライズ化しましょう。

パーソナライズとは個人向けにカスタマイズすることを指します。「○○様だけに、特別なご案内です」というように、個人名などを加えましょう。個人に呼びかけることで、必要性を感じてもらいやすくなります。また、ユーザー名を用いた件名は、メールフォルダの中でも目に留まりやすいです。

4.差出人名に企業名やブランド名を加える

パッとみて誰からのメールなのか、どのような内容のメールなのかわかりやすくするために、差出人名も意識しましょう。

企業名やブランド名を加えておけば、受信者が一目みてどのような用件のメールなのかを判断しやすくなります。件名に「○○のご案内【株式会社△△(担当者名)】」というように、企業名や担当者名を入れても構いません。

心当たりがあり必要な用件だと思ってもらえれば、すぐにメールを開いてくれる可能性が高まります。

5.メールが確認されやすい曜日に送る

前述したように、月曜日は会議や打ち合わせなどを行う企業も多く、メールチェックがおろそかになりがちです。そのため、週のはじめは避けたほうがよいでしょう。相手にアクションを求めるようなメールの場合は、週の後半が向いています。

週末はメールの送信数が比較的少なく、メールチェックにも余裕が生まれやすいタイミングです。返信や資料請求などのアクションを行ってもらえる可能性も高いため、何らかのアクションを求める場合は週末に送りましょう。

6.相手に合わせた時間帯にメールを送る

企業相手にメールを送る場合には、12～13時ごろ、もしくは午後が確認されやすい時間帯です。午前中はメールを送る人も多く、担当者にはたくさんのメールが届きます。そのため、件名などによっては、不要なメールだと勘違いされてしまって埋もれてしまう可能性も高いです。

メールチェックがある程度終わった後、つまり午後に届いたメールなら内容を確認する余裕も生まれて、返信率も上がる傾向にあります。

企業ではなく個人相手にメールを送る場合には、20～24時ごろの夜間が確認されやすいと言われています。就業時間内だと本来の仕事に追われており、メール確認が滞るケースも多いため、帰宅後の落ち着いた時間帯を狙いましょう。

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【シーン別】埋もれないメールの件名例

メールを埋もれさせずに開封してもらうには、件名を工夫することが重要です。ここでは、「営業シーン」「セミナーなどへの勧誘シーン」の2つに分け、埋もれないメールの件名例を紹介します。ぜひ、参考にしてください。

営業シーンでの件名例

新規営業メールの場合、相手に信用してもらうことが重要です。

「〇〇を拝見しました。【○○株式会社・担当者名】」というように、メールを送る理由と自社・担当者名を簡潔に明記しましょう。打ち合わせメールの場合は「【打ち合わせ日程のご相談】○○のご提案」とします。具体的な内容を件名に含めれば、他のメールと差別化できます。

セミナー等にお誘いするシーンでの件名例

セミナーなどにお誘いするシーンの場合には、相手が知りたい内容を件名に含めるようにしましょう。セミナーなどで気になるのが、どのようなセミナーなのか、開催日時、無料か有料かという点です。

そのため、「○○様｜セミナー名｜△日□時～｜無料」というように、件名に知りたい内容を集約するとよいでしょう。

対策をしてもメールが埋もれてしまう場合の対処法

件名やメールを送る曜日・時間帯などを工夫して、埋もれないように対策をしていても、場合によってはメールが埋もれてしまうケースもあります。

対策してもメールが埋もれてしまう場合には、以下の3つの対処法を試してみましょう。

リマインドメールを送る

リマインドメールとは、相手に内容を思い出してもらうために送るメールです。例えば、会議の3日前に確認メールを送る、提出期限のある資料なら1週間前というように、内容ごとに適したタイミングでリマインドメールを送ります。

この際、メールの件名や内容は簡潔にしましょう。例えば「【ご確認】○○の打ち合わせについて」というようにします。

また、用件からはじめてしまうと催促されていると受け取られる可能性もあるため、クッション言葉からはじめるとよいでしょう。クッション言葉とは「お忙しいところ恐縮ですが」などのことで、文面を和らげる効果があります。

参考記事：リマインドメールとは？送る方法やタイミング・書き方のポイント・例文などを紹介

電話で直接伝える

確実に伝えたい内容なら、電話で直接伝えても構いません。ただし、電話の場合メールのように送信・受信履歴や内容が残らないため、「言った」「言わない」などのトラブルが起こるケースもあるため注意しましょう。

電話の場合には、「後ほど、電話の内容をメールで送らせていただきますので、ご確認ください」というように、メールで内容を送っておくと、後からでも確認できるため安心です。

企業から企業あてではなく、個人にかける場合は知らない番号からの電話には出てくれないケースもあります。あらかじめ電話を受けてもらえるかどうか、確認しておくとよいでしょう。

SMSを利用する

SMS（ショートメッセージサービス/ショートメール/Cメール）とは、携帯の電話番号さえわかっていれば送れるショートメールです。異なる携帯電話会社でも送れる、視認性が高いといったメリットがあります。

また、SMSは他のメール手段と比べて、受信数が少なく埋もれにくいためリマインドメールとしても向いています。

また、スマホの場合はポップアップ表示されるケースが多く、SMSが届いたことがわかりやすいため、すぐに確認してもらえる可能性が高いのもメリットです。

ただし、メールと比べると送信できる文字数が少ない、画像を直接添付することができないというデメリットがあるため、注意しましょう。

詳細な内容を送りたい、画像などの資料を送りたい場合は本文にURLを挿入して画像や詳細内容に誘導するなどすると、文字数を節約しながら必要な内容を伝えられます。

まとめ

多くのメールが送られてくる企業では、メールが埋もれやすくなってしまいます。件名や送信タイミングなどを工夫しましょう。メールを埋もれさせないためには、SMSの利用もおすすめです。

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