SMSとメールの違いとは？企業でSMSを活用するメリットや活用例も紹介
SMSとメールの違いやおすすめのコミュニケーション方法を徹底解説！
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こんにちは。SMSLINKライターチームです。
メールの代わりにSMS（ショートメッセージサービス/ショートメール/Cメール）を使用する企業も増えています。ただし、SMSの利用を検討しているものの、SMSとメールの違いを理解していない人もいるでしょう。
この記事では、SMSとメールとの違いを知りたい人に向けて、それぞれの特徴を解説します。メールの代わりにSMSを活用するメリットについても解説するため、ぜひ参考にしてください。
目次[非表示]
SMSとメールの違いやおすすめのコミュニケーション方法を徹底解説！
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SMSとメールの違いとは
SMSとメールには、どのような違いがあるのでしょうか。ここでは、SMSとメールの特徴を比較して解説します。
仕組み
SMSは、電話番号を使ってメッセージを送受信するサービスです。携帯電話会社が提供している回線を利用してやり取りします。そのため、やり取りできるのは、基本的に携帯電話やスマートフォン同士だけです。
一方、メールはコンピューターのネットワークを介してメッセージを送受信するサービスです。送信者が送ったデータはネットワーク内に保存されており、受信者がメールボックスにアクセスするとメッセージを確認できます。
宛先
SMSの宛先は、携帯電話やスマートフォンの電話番号です。電話番号宛にダイレクトにメッセージを送信できるため、メールアドレスがわからない相手にもテキストによる伝言ができます。
それに対してメールの宛先は、メールアドレスです。メールアドレスは「@」の前にユーザー名、後ろにドメイン名が記されています。
送受信できる情報
SMSで送受信できる情報は、テキストや一部の絵文字に限られています。文字数に制限があるため、簡潔な内容を送信するのに適しています。また、SMSには、画像や動画などのファイルは添付できません。
メールで送受信できる情報は、テキスト、画像、動画など多岐にわたります。容量が大きいデータも添付できるため、たくさんの情報をまとめて送信できます。
送信料
SMSを送信するには、1通あたり3～30円程度の料金がかかります。実際の料金は文字数に応じて決まる仕組みになっており、文章が長くなるほど送信料が高くなります。
メールを送信する際は、特に送信料は発生しません。インターネット回線を使用するため通信料はかかりますが、送受信自体は無料でできます
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SMSとSNSとの違い
SMSは電話番号を使用してメッセージを送受信するサービスです。それに対して、SNSは、インターネットを介してやり取りするソーシャル・ネットワーキング・サービスを表しています。SNSとしては、LINE、Twitter、Facebook、Instagramなどがあります。たとえば、LINEではQRコードやIDにより友達登録をすると、メッセージのやり取りが可能です。SNSでは、画像も送受信できます。
企業でメールの代わりにSMSを活用するメリット
企業がメールの代わりにSMSを活用すると、さまざまなメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのか解説します。
コストを抑えられる
SMSを送信するには送信料がかかるものの、ほかの通信手段と比較するとコストを抑えられます。たとえば、ハガキや封書を送信するには1通あたり数十円以上の費用がかかります。しかし、SMSの場合、短文であれば数円で送信可能です。
また、電話を利用して連絡する際は通信料に加えて人的コストもかかります。しかし、SMSは自由なタイミングでメッセージを送信できるため、人的コストも最小限に抑えられます。
電話番号を変える人が少ない
電話番号を変更するには手間がかかる手続きが必要であり、頻繁に電話番号を変える人はあまりいません。そのため、SMSでメッセージを送信すれば、必要な情報を高い確率で届けられます。
たとえ相手がメールアドレスを変更していても、電話番号が同じであればSMSで連絡ができます。SMSはメッセージを届けやすいため、長期的な視点で施策を考えることも可能です。
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企業でSMSを活用できるシーン
企業ではさまざまなシーンでSMSを活用できます。SMSの具体的な活用シーンについて解説します。
SMS認証
SMS認証とは、電話番号を使用して本人確認をする方法です。たとえば、アプリをダウンロードしたり会員登録したりする際に、SMS認証による本人確認を実施している企業が多いです。
携帯電話の契約時には本人確認が行われるため、SMS認証は信頼性が高いと考えられています。セキュリティ性にも優れているため、金融機関での振り込みを行う際の本人確認にも活用されています。
業務連絡
SMSは顧客へ連絡するときだけでなく、社員同士の業務連絡にも活用可能です。SMSは視認性が高いため、重要度や緊急度が高い内容を送信するのに向いています。たとえば、急なシフトの変更や緊急招集などについてアルバイトスタッフへSMSで送信すると、気づいてもらえる可能性が高いです。
SMSは短い文章で簡潔に要件を伝えられるため、スピーディな対応が求められる場面でも重宝します。
督促連絡
SMSを督促の連絡に活用している企業もあります。たとえば、不動産の契約や商品購入において期日までに入金されなかった場合、SMSで連絡を入れると素早く督促をかけられます。SMSを受信した携帯電話やスマートフォンは通知をポップアップ表示するため、すぐに内容を確認してもらえる可能性が高いです。
相手が期日を忘れていた場合は、通知に気づくとすぐに入金してくれるはずです。未回収の回避に役立ちます。
リマインドメール
顧客の予約について確認するリマインドメールとして、SMSを活用する方法もあります。たとえば、飲食店やホテルの予約が入っている日時が近づいてきたら、SMSで確認のメッセージを送信しているケースがあります。
SMSは相手に気づいてもらいやすいため、顧客の予約忘れや無断キャンセルなどを防ぐことが可能です。
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メールに代わりにSMSを活用するにはSMS配信サービスの契約が必要
企業がメールの代わりにSMSを活用する際は、SMS配信サービスを利用する必要があります。基本的に、SMSは携帯電話やスマートフォンから1通ずつしか送信できません。ビジネスでは多くの顧客に対してメッセージを送信する必要があるため、1通ずつ送信すると手間がかかります。しかし、SMS配信サービスを活用すれば、複数の顧客に対して一括でSMSの送信が可能です。
SMS配信サービスには、予約配信やAPI連携などの機能もついています。スムーズにメッセージを送信できるため、業務効率化にもつなげられます。
SMS配信サービスの選ぶポイント
SMS配信サービスを選ぶときは、どのようなことを確認すればいいのでしょうか。具体的なチェックポイントを解説します。
機能
SMS配信サービスには、それぞれ異なる機能がついています。事前に自社がSMS配信サービスを活用する目的を明らかにしておき、どのような機能が必要なのか検討しましょう。
SMSを活用する目的は、企業によってもさまざまです。たとえば、本人確認、重要事項の連絡、マーケティング施策、リマインドメールなど幅広い目的が考えられます。自社の目的を明らかにしたうえで、その目的にあう機能が搭載されているSMS配信サービスを選ぶことが大切です。
操作性
高機能なSMS配信サービスを選んでも、現場の社員が使いこなせなければ意味がありません。SMS配信サービスを導入して有効活用するには、操作性を重視する必要があります。現場の社員にヒアリングしつつ、検討しているSMS配信サービスの使い勝手をチェックしましょう。
SMS配信サービスのなかには、無料デモを提供しているものもあります。実際に操作して管理画面を確認し、使いやすいかどうか検討してください。
サポート体制
使いやすいSMS配信サービスを選んでも、導入や運用を進めていくとわからないことが出てくる可能性もあります。サポート体制が充実しているSMS配信サービスであれば、そのようなときにも相談に乗ってもらえます。問題点を素早く解決できるため、スムーズに運用することが可能です。
サポート体制をチェックする際は、具体的な対応方法を確認しておきましょう。SMS配信サービスによって、電話やメールなどの対応方法が異なる可能性があります。
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企業でメールの代わりにSMSを活用する際の注意点
SMSには、メールと同じく特定電子メール法が適用されます。そのため、ビジネスにおいてSMSを活用するうえでは、法律に関する知識も深めておかなければなりません。
また、SMSでは、画像や動画などは送信できません。SMS配信サービスの中には、送信したいファイルをサービス上にアップロードして相手にURLで連絡する手段もありますが、画像や動画などを送信したい場合は、メールも併用しましょう。状況にあわせてツールを選ぶことが大切です。
まとめ
SMSとメールにはさまざまな違いがあります。SMSにはメールにないメリットも多くあるため、シーンにあわせて有効活用しましょう。そのためには、自社に適したSMS配信サービスを選定する必要があります。
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