素早い連絡が可能な電話ですが、相手の状況に左右される点がデメリットです。たとえば、交通機関を使用した移動中は電話に出られません。中には、知らない電話番号には出ないという人もいるでしょう。留守電に伝言を残す方法がありますが、確認までに時間がかかるケースや留守電の設定をせず、鳴らしっぱなしの人もいるため確実ではありません。

メールでは見逃されてしまう可能性がある

メールは相手の状況を気にせずに送れるうえ、一斉送信も可能な点がメリットですが、業務連絡をメールで行うと見逃される可能性があります。しかし、相手が日々多くのメールを受信している場合、他のメールに埋もれてしまい、業務連絡が届いていることに気づかないケースも考えられます。

また返信や転送を繰り返すことにより、情報の混乱も引き起こしかねません。設定によっては迷惑メールとして認識されるため、緊急性の高い連絡には不向きといえるでしょう。

スマートフォンでしか使用できないケースがある

会社から支給される携帯電話がガラケーである場合、ビジネスチャットのようなスマートフォンの利用を前提としたツールは、使用できないケースがあります。導入する際には、ガラケーでも使用できるツールを取り入れるか、スマートフォンへの乗り換えを検討しなければなりません。

スマートフォンはオンラインやアプリを利用して、ビジネスの効率化を図れます。しかし、ガラケーであってもSMSなら、業務連絡ツールとして有効です。

業務連絡の主な確認手段

業務連絡の手段には、主に「電話」「メール」「SMS」「ビジネスチャット」の3種類が挙げられます。

電話

電話は業務連絡の基本的な方法です。相手と早く連絡できる点がメリットといえます。直接、相手の声を聞いて雰囲気を感じられるため、心情を相手に伝えたい場合に効果的です。ただし、状況によっては、相手が電話に出られないケースがあるため「電話をかけ直す」あるいは「留守電に伝言を残す」といった必要が生じます。

メール

メールは、電話が繋がらない場合でも相手の状況を気にせずに送信でき、好きなタイミングで内容を確認してもらえるツールです。しかし、他のメールに埋もれてしまったり、設定によっては届かなかったりするケースも考えられます。

SMS

SMSは「Short Message Service（ショートメッセージサービス）」の略で、ショートメールやCメールとも呼ばれるサービスです。メールと同様、相手の状況を気にせず送れ、業務連絡にはSMSがおすすめですが、詳しい理由については後述します。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、社内外の相手と連絡ができるコミュニケーションツールです。業務連絡に活用できるほか、タスクやスケジュール管理などの機能が備えられたものもあり、導入する企業が増えています。部署やプロジェクトごとにグループを作成しておけば、リアルタイムでの状況把握も可能です。

業務連絡をSMSで行うメリット

業務連絡の手段にはSMSがおすすめです。SMSを利用する5つのメリットについて解説します。

SMSは電話番号に対してテキストを送信できるサービスです。アプリのダウンロードや特別な設定は必要なく、すぐに使用できます。社内用の携帯電話は、簡単に電話番号を変更できないため、確実にメッセージを送信できるでしょう。個人用の携帯電話でもメールアドレスに比べ、変更される可能性が低いため届く確率が高いといえます。

電話番号だけで送信できる

相手に気づいてもらいやすい

SMSを受信すると、携帯電話の画面にポップアップで表示が出るため、相手に気づいてもらいやすい点がメリットです。メールのように埋もれてしまう心配も低く、受信側も注視する可能性が高いといえます。すぐに開封されやすく、携帯電話を使用する際に通知が目に入るため、未開封の確率も下がるでしょう。

必要な情報を分かりやすく伝えられる

SMSには文字数制限があるため、必然的に必要な情報だけを簡潔に伝えられます。基本的に、現在の機種は670文字まで、古い機種では70文字までが送受信できる文字数です。不要な情報を省くため内容を把握しやすく、業務連絡の利用に適しているといえるでしょう。連絡事項が多い場合は、あらかじめ連絡内容をドライブなどにまとめておき、SMSでURLを共有するとスムーズです。

一斉配信ができる

SMSは複数人に向けて一斉にメッセージを送信できますが、送信先が多い場合は配信サービスを利用すると便利です。たとえば、SMSLINKなら最大5万人まで同時送信ができるうえ、「差込機能」を活用することで、氏名や部署名ごとに一斉送信ができます。

「差込機能」は同じメッセージ内でも名前や会員番号、予約時間といった異なる情報を送信先ごとに差し込みできる機能です。予約送信などの機能も充実しているため、業務効率化も実現できます。

送信結果を確認できる

SMS配信サービスでは、「メッセージの到達」や「URLクリックの有無」を送信先ごとに確認できます。もし相手に届いていないことが分かれば、不達を回避でき、再送信の判断も素早く行えるでしょう。また一覧表示も可能で、配信状況をデータとしてダウンロードできます。リスト化や一元管理も簡単です。

【法人向け】SMS配信サービスの料金や使い方、メリットなどを解説 SMS（ショートメッセージサービス）は携帯電話の番号宛にメッセージを送る仕組みのことです。法人がSMS配信サービスを使用する際の料金やメリット、個人でのSMS利用との違いなどを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。 SMS配信サービス SMSLINK - 株式会社ネクスウェイ

SMSにおける業務連絡の活用事例

ここでは、SMSを業務連絡で活用する際の具体的な事例を紹介します。

シフトの変更連絡

SMSは急なシフト変更が起きた際の連絡に最適です。たとえば翌日のスケジュール変更、あるいは人手が足りないなどにより、シフトが変更される場合があります。SMS配信ならスマートフォンやガラケーを問わず、電話番号のみで早急な連絡が可能です。文面に可否を確認するURLを記載しておけば、連絡の手間をかけずに返答ができます。

ドライバーへの連絡

引っ越し業者や運送業者のようなドライバーへ連絡したい場合、SMSなら相手が運転中でも連絡が可能です。送信側も躊躇なくメッセージを送信でき、ドライバーも自分のタイミングで開封・確認ができます。「折り返しの電話がほしい」など、簡単な連絡事項を送信するケースにも最適といえるでしょう。

イベントのリマインド連絡

SMSを利用すれば、展示会などのイベント業務をスポットで依頼した際の情報共有や、セミナー参加者へのリマインドを一斉連絡できます。電話では1件ずつ対応しなければならないため、時間と手間が必要なうえ、間違った内容が伝わる可能性も考えられます。しかし、SMSならテキストで残せるため迅速かつ確実に伝えられるでしょう。

緊急時の連絡

事件や事故が起きた場合の一斉連絡にもSMSが便利です。発生場所や詳細を一斉送信することで、素早い対応が可能になります。また、従業員への連絡が容易で、情報発信に適していることから災害時の安否確認にも有効です。SMS開封の有無や回答フォームへの返答により、安否確認、あるいは必要な情報の取得ができます。

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業務連絡を確実に伝えるならSMSを活用しよう

SMSはガラケー・スマートフォン問わず、シンプルな操作でメッセージを受け取れるため、幅広い年代で利用しやすいツールです。メールよりも視認性が高く、業務連絡には最適といえるでしょう。

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株式会社ネクスウェイ／SMS事業部

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