入金催促メールのテンプレート｜書き方や作成のポイントを解説

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こんにちは。「SMSLINK」ライターチームです。

取引先の入金が確認できない場合、支払いを促すために入金催促メールを送ります。しかし、文面や対応に迷っている方も多いのではないでしょうか。

本記事では入金催促メールの書き方やテンプレートを紹介。入金催促メールの注意点やその後の対処法についても解説しているので、入金催促に悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。

入金催促メールの書き方

まずは、入金催促メールの2つのパターンの例文を紹介します。基本的には柔和なニュアンスの入金催促を行い、それ以降も連絡が取れない場合は、強めのニュアンスの入金催促を行うようにしましょう。

• 柔和なニュアンスの入金催促
• 強めのニュアンスの入金催促

柔和なニュアンスの入金催促

柔和なニュアンスの入金催促の例文は以下の通りです。

件名：代金お支払いのお伺い

◯◯株式会社
○○部 □□様

平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。株式会社○○の△△でございます。

この度は、ご購入いただきました弊社商品◯◯のお支払いの件でご連絡いたしました。

◯月◯日に納品させていただいた◯◯のご入金の確認ができておりません。

お手数をおかけしますが、振込状況を確認していただき、未納の場合は下記の期日までにお振込みいただきますようお願いいたします。

■お振込み内容
内容：◯◯の代金
請求書の送付日：〇日〇日
請求書番号：〇〇〇‐〇
金額：◯◯円
振込先：◯◯銀行◯◯支店　普通　口座番号◯◯◯◯◯◯
振込期日：◯月◯日

なお、行き違いですでにご入金が完了している場合は失礼をご容赦ください。

ご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

強めのニュアンスの入金催促

強めのニュアンスの入金催促の例文は以下の通りです。

件名：代金お支払いのお伺い

◯◯株式会社
○○部 □□様

株式会社○○の△△でございます。

この度は、ご購入いただきました弊社商品◯◯のお支払いの件でご連絡いたしました。

◯月◯日に納品させていただいた◯◯のご入金の確認ができておりません。

振込状況を確認していただき、未納の場合は下記の期日までにお振込みいただきますようお願いいたします。

◯月◯日までにお支払いが確認できない場合、◯◯◯◯◯◯等の対応を取らせていただきますので、特段のご配慮をお願い申し上げます。

■お振込み内容
内容：◯◯の代金
請求書の送付日：〇日〇日
請求書番号：〇〇〇‐〇
金額：◯◯円
振込先：◯◯銀行◯◯支店　普通　口座番号◯◯◯◯◯◯
振込期日：◯月◯日

なお、行き違いですでにご入金が完了している場合は失礼をご容赦ください。

ご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

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入金催促メールの3つのポイント

入金催促メールを送る際は、以下の3つのポイントを意識して送ることが大切です。相手に何かトラブルがあった可能性もあるので、丁寧な対応を心がけましょう。

1. 相手に悪気はないと考える
2. 請求情報を改めて記載する
3. 丁寧な文章を心がける
   
   

1. 相手に悪気はないと考える

入金催促メールを送る際に、まずは相手に悪気はないと考えましょう。理由としては、振込先を間違っていたり、支払いの際に何らかのトラブルが発生していたりする可能性もあるため、一方的に追及してしまうと後々取引しづらくなってしまいます。

メールの催促はあくまで注意する位置づけなので「ご確認お願いします」といったソフトな文面を意識しましょう。

2. 請求情報を改めて記載する

入金催促メールには、請求情報を改めて記載すると親切です。請求している取引について請求相手が素早く確認できるように、品目や請求書番号などの情報を正確に記載しておきましょう。

例えば、請求書を紛失して入金を忘れてしまったという場合でも、催促メールの請求情報を見て取引先が入金対応できるようになります。

3. 丁寧な文章を心がける

入金催促メールは今後も取引する相手なので、丁寧な文章を心がけましょう。対応によっては取引先を不快にしてしまい、今後契約をキャンセルされてしまうリスクもあるので注意が必要です。相手に落ち度があっても気遣いのある対応を行えば、請求後も円満な関係の維持に繋がります。

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入金催促メールの注意点

入金催促メールを送付する前に、以下の注意点をチェックしておきましょう。

• 不快感をあらわにしない
• 他の口座に振り込まれていないか確認する
• 自社のミスではないか確認する
  
  

不快感をあらわにしない

入金催促メールでは、不快感をあらわにするのはやめましょう。「支払われていない」「遅れている」など、直接表現すると不快に思う人もいるため「入金の確認が取れていない」といったソフトな表現をするのがおすすめです。相手に不快感を与えずに入金を促せます。

他の口座に振り込まれていないか確認する

入金催促メールを送る前に、自社のほかの口座に振り込まれていないかも確認しましょう。複数の取引口座を相手に知らせている場合、振り込まれる予定以外の口座に入金されている可能性があります。

入金をしたのに「入金が確認できていない」と送付するのは、失礼なことなので必ずほかの口座もチェックするようにしましょう。

自社のミスではないか確認する

入金催促メールを送る前に、自社の請求ミスがないか改めて確認しましょう。自社が送った請求書の送付内容に不備があったり、請求書が届いていなかったりする可能性もあります。

また、取引先からの入金に関する問い合わせがないかも確認ポイントです。取引先が何らかの事情によって、入金が遅れているかもしれません。取引先が連絡をしているのにも関わらず、こちらが催促のメールをしてしまうと失礼に当たるので、問い合わせの有無も忘れずに確認しましょう。

入金催促メールを出しても支払われない場合は？

入金催促メールを出しても反応がない場合、以下のような対応を行います。

• 入金催促の電話をかける
• 督促状を送る
• 法的措置を取る
• SMSで連絡する
  
  

入金催促の電話をかける

メールでは反応がない場合、入金催促の電話をかける方法があります。電話の場合はすぐに入金の確認が行えますが、直接取引先と会話するため失礼がないよう注意が必要です。

事前に請求書番号、内容、支払い金額、支払い期日などの伝える内容をリスト化し、メールと同様に「入金の確認が取れていません」と丁寧に伝えましょう。入金が遅れている確認が取れたら、いつまでに入金ができそうか確認し、最後まで低姿勢な対応をするとよい印象をもってもらえるでしょう。

督促状を送る

入金催促メールに反応がない場合の次の手段としてよく使われるのが督促状です。督促状とは、支払いが行われない場合に、期限内の入金を促すための書状です。法的な効力はありませんが、法的手段を取ることを相手に知らせる場合に用いられます。

督促状を送っても反応がない場合、配達証明付きの内容証明郵便で文書を送付します。内容証明郵便は、文書を送付したという記録が郵便局に残るため、「受け取っていない」というトラブルを避けられるのが特徴です。法的措置を取る前に、催促状の送付、内容証明で文書を送付の2つの手順を取りましょう。

SMSで連絡する

メールや督促状では返事が確認できない場合には、SMSで伝える方法も有効です。SMSはスマートフォンやガラケーなど携帯電話を持っている相手なら電話番号のみで送信できて、顧客にアプリをインストールしてもらう必要がない点もメリットです。

また、メールの場合、多くのメールに埋もれてしまって気付かれない可能性もありますが、SMSはメールよりも受信数が少なく見てもらいやすいでしょう。また、メッセージを受信するとポップアップ表示されるため、受信側が気付きやすい点も大きなメリットです。

法的措置を取る

未払いに関する法的措置として申請を行い、裁判所に支払いを命じてもらう支払督促があります。支払督促により支払いが確定しても債権者が入金せず、意義の申し立てをしない場合は強制執行も可能です（参考：裁判所 公式HP）

しかし、法的措置を取ると取引先との関係は悪化するため、取引を続けるのは難しいでしょう。今後取引をどのようにしていくのかも社内で十分に検討したうえで、慎重に法的措置に移行するのがよいでしょう。

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SMSを活用した督促の事例

不動産企業

導入前の課題

ある不動産企業では、不動産賃貸管理の業務で家賃・更新料金未納者への督促連絡をしていました。しかしながら、郵送は手間がかかるわりに見てもらえない・電話はでてもらえないなど、業務効率が悪く業務負荷がかかっていました。

SMSLINKの活用POINT

そこで、督促業務にSMSLINKを活用することにしました。
まずSMSを送り、その後電話する、電話に出ない人には訪問する、と段階を分けました。SMSには名前・物件名・口座情報などの個別情報を差込み、不信感を低減するように工夫したそうです。

導入効果

未払い者へのリマインドを効率的に実施し、郵送や電話などにかかっていた時間が大幅に短縮でき、業務負荷を低減しました。また、未納金の早期回収を実現しました。

弁護士事務所

導入前の課題

ある弁護士事務所では、受託債権対象者に対する督促をしていましたが「督促料金の回収率が悪い」という課題がありました。郵送と電話で督促の連絡をしていたのですが、回収率が10%程度しかなかったそうです。

SMSLINKの活用POINT

そこで、SMS・郵送・電話を組み合わせて複数の手段で連絡を行うようにしました。またその際、定型文機能や個別情報の差込み機能を活用し、少人数で効率的に運用できるようにしたそうです。

導入効果

SMS・郵送・電話を組み合わせることで、回収率を約50%向上できたそうです。さらに、郵送や電話などにかかっていた工数を大幅に削減でき、業務負荷を低減しています。

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このような便利なサービスを利用し、督促に関する業務工数を削減して、未払いを防ぎましょう。

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