請求業務の課題解決にはSMS！サービスを活用して請求書の送付を効率化

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こんにちは。「SMSLINK」ライターチームです。

請求業務は、BtoC・BtoBでビジネスを行う企業にとって重要な業務ですが、郵送やメールでの請求書の送付は紛失や未着のリスクがあり、支払いの遅延につながることもあります。郵送した請求書が届かなかった際に電話をしても、なかなか出てもらえず、折り返しによる業務負担が増してしまうという問題もあります。

このような請求業務の課題を解決するには、SMSの活用がおすすめです。

請求業務をSMSに切り替えることでどのようなメリットがあり、業務効率化が実現できるのか、詳しく解説します。

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請求業務のよくある課題

顧客あての請求書の発送は全ての企業にとって欠かせない重要な業務です。しかし、郵送やメールによって送付している場合は「顧客に届いているかわからない」「配達できず返って来てしまう」といった課題を抱えているケースが多いです。

対策として顧客への電話によるフォローをしても、また新たな課題があります。

• 郵送の場合
• メールの場合
• 電話の場合

それぞれのよくある課題を紹介します。

郵送の場合

顧客に対して請求書を送付する方法として一般的な「郵送」には、以下のようないくつかの課題があります。

• 郵送料がかかるため、コストがかさむ
• 送付から受け取りまでに数日かかる
• 本人が受け取ったかどうかがわからない
• 送付先住所の管理が必要になる
• 印刷や封入作業など、人的コストもかかる

また、2024年の10月には郵送料金の一斉値上げが実施されます。このことから、郵送による請求業務を電子化したいとお考えの企業も多いでしょう。

郵送料金の一斉値上げに関しては、以下の記事で詳しく解説しています。

メールの場合

請求書を電子化し、メールで送付する方法もあります。しかしメールの場合も、以下のような課題があります。

• 請求メールが迷惑メールフォルダに振り分けられ、気づかれない
• 受信ボックス内で広告メールなどに埋もれてしまい、内容を見てもらえない
• メールアドレスが変更されると、送信エラーになる

メールは受信量が多く、顧客によっては頻繁にアドレスを変更する場合もあるため、大切な請求メールが本人に直接届きにくいケースが増えています。

電話の場合

メールが届かなかったり、郵送した請求書が配達できず戻ってきたりした場合は、電話で顧客に連絡することになります。請求業務における電話での連絡には、以下のような課題があります。

• そもそも電話に出てもらえないことがある
• 顧客が不在の場合、再架電の手間がかかる
• 通話料金のコストがかかる

電話には、顧客と直接つながることができるというメリットがありますが、電話に出てもらえるかは受電する側の都合に左右されてしまいます。

このような、郵送・メール・電話での請求業務の課題をまとめて解決できるのが「SMS」です。

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請求業務の効率化はSMSで解決！

SMS（ショートメッセージサービス）とは携帯電話番号でメッセージの送受信ができるサービスです。

スマホや携帯電話に元からインストールされている機能なので、顧客の電話番号さえわかれば、すぐにメッセージを送ることができます。

SMSは携帯電話番号を利用するため、メールのようにアドレスを変更されてしまうリスクが少なく、本人に直接到達しやすい連絡手段とされています。そのため、サービス登録時の本人確認などにも活用されています。

SMSでの請求業務はこんな方におすすめ

請求業務をSMSに切り替えるのは、以下のようなお悩みを持つ事業者におすすめです。

• 郵送代が高い
• 請求書の印刷・封入・発送にかかる人的リソースを削減したい
• 受信者にきちんと届いているか計測できていない
• 住所変更やアドレス変更による影響をなくしたい

それでは、なぜSMSによる請求業務で上記のようなお悩みが解決できるのか、SMSならではのメリットから紐解いていきましょう。

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請求業務をSMSで行うメリット

SMSによる請求業務は、多くの企業で導入されています。その背景には、以下のようなメリットがあります。

• 請求が本人に到達したことを確認できる
• セキュリティ性が高い
• 通知に気づきやすい
• 低コストで送れる
• ペーパーレス化につながる

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

請求が本人に到達したことを確認できる

SMSなら、メッセージが顧客のデバイスに届いたかどうかがわかります。また、メッセージにURLを貼付すればクリック率が測定できるため、請求の連絡に対して何らかのアクションをしたことを確認できます。

これによって、郵送のような「顧客本人の手元に届いたかどうかがわからない」ということがありません

セキュリティ性が高い

SMSは携帯電話番号によって送受信されます。携帯電話番号は、携帯の契約時に本人確認書類の提示によって付与されます。また、一つのデバイスにつき一つの電話番号が原則となっているため、不正アカウント取得が困難であるという特徴があります。

このことから、ログインIDがあれば他のデバイスからも送受信できるメールと比較して、SMSはセキュリティ性が高い連絡手段です。請求書は重要な書類であるため、セキュリティ性が高いSMSでの送付が最適と言えるでしょう。

SMSのセキュリティに関しては、以下の記事で詳しく解説しています。

通知に気づきやすい

SMSは直接携帯電話に送られるため、受信者が通知に気づきやすいというメリットがあります。

顧客のデバイスにSMSが届くと、プッシュ通知が表示され、受信が即座にわかります。また、メールと比較してSMSは日々の受信数が多くないため、受信箱に埋もれてしまうということもありません。

低コストで送れる

郵送での請求業務は、郵送料金がネックとなります。これまで1通84円で発送できていた定型郵便は、2024年10月1日から110円に値上げされるため、さらなるコスト圧迫となるでしょう。

SMSなら、文字数による変動はありますが1通につき数円〜数十円程度での送信が可能です。紙の請求書の印刷や封入といった人的リソースも削減できるため、トータルでのコストダウンが可能です。

ペーパーレス化につながる

請求書をデータ化し、SMSで送信する方法に切り替えれば、ペーパーレス化が実現できます。
ペーパーレス化のメリットは以下の通りです。

• 紙代や印刷コストの削減
• 書類保管スペースの節約
• 資源の無駄遣い防止による環境保護
• 業務の効率化・生産性向上

請求業務の効率化とペーパーレス推進の両立を目指す企業にとって、SMSの導入は効果的といえるでしょう。

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SMS送信サービスの活用で請求業務の効率化を実現！

請求業務をSMSに切り替えるには、SMS送信サービスを活用しましょう。

SMS送信サービスを利用することで、数万件の一斉送信が可能になり、請求連絡の文面をテンプレート化し業務の効率化が実現できます。一通一通を手入力せずに済むため、ヒューマンエラーの防止にもつながります。

SMSLINKで請求書を送ろう

「請求書を郵送しているが、郵送代が負担になっている……」
「受け手が書面をしっかりと確認してくれているかわからない……」
「住所がわからない相手に書面を送りたい……」

このような課題を解決するのが、SMSLINKです。

SMSに請求書のデータを添付して配信すれば、郵便と比較して最大85%ものコスト削減が可能となります。通常、SMSではPDFなどのファイルを添付することはできません。しかし、URLを記載することでPDFなどのファイルをSMSで配信することができます。

SMS内のURLから即座に書面を確認できるため、高い視認性と即時性を実現できます。

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まとめ

郵送やメールで行われることが多い請求業務ですが、顧客に直接届いたかどうか確認できなかったり、住所変更に対応できなかったりといった課題があります。

請求業務の効率化にはSMSの活用がおすすめです。SMSでの請求業務には、以下のようなメリットがあります。

• 請求先への到達確認ができる
• セキュリティ性が高い
• メッセージに気づきやすい
• 低コストで送信できる
• ペーパーレス化に貢献できる

また、SMSLINKを活用すれば、請求書などの各種書面をURL記載でSMSに添付して送付できます。これにより、請求業務の更なる効率化とペーパーレス化を同時に実現できるでしょう。

請求業務のDXを検討されている企業様は、ぜひ導入をご検討ください。