一般的に、ビジネスのメールは24時間以内に返信するのが好ましいとされています。メールを送信してから2日間経過しても相手からの返信がない場合は、督促メールを送信してもいいでしょう。ただし、メールのやり取りについてのルールは業界によっても異なります。状況によっても適切な対応は異なるため、督促のタイミングについてはよく検討してください。

商品や書類の到着が遅れているとき

商品や書類を相手から送付してもらう場合、予定の期日になっても手元に届かないときは、督促メールで確認をとりましょう。ただし、自分の手元には届いていなくても、社内のほかの担当者が代わりに受け取っている可能性もあります。いきなり相手へ連絡するのではなく、社内で確認をとったうえで督促メールを送るべきです。

入金されないとき

入金予定があるにもかかわらず、約束の期日に入金されないときは督促メールを送信します。相手が入金の遅れに気づいて後から振り込む可能性もあるため、督促メールを送る前に改めて状況を確認しましょう。最新の銀行口座の入金状況をチェックしても入金を確認できなければ、督促メールを送信して構いません。

ビジネスの督促メールを送るときの注意点

ビジネスで督促メールを送るときは、さまざまなことに注意が必要です。自分自身が期日を勘違いしていたり、相手が期日を誤解していたりする可能性もあります。

いきなり相手を一方的に責める内容の督促メールを送信した場合、不信感を与えるおそれもあります。その後の関係にも悪影響を及ぼすリスクがあるでしょう。慎重に判断し、失礼にならないように配慮すべきです。

ビジネスの督促メールを送る際に必要な事前準備

ビジネスの督促メールを送るときは、事前にいくつか準備をしておきましょう。まず自分自身の認識に誤りがないか改めて確認することが大切です。相手から遅延について連絡が入っていても、メールが迷惑メールフォルダに振り分けられていて気づいていない可能性もあります。自分からアクションすべきことがないかについても確認する必要があります。

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ビジネスの督促メールを送る際に意識したいポイント

ビジネスの督促メールを送信するときは、意識したいことがたくさんあります。具体的なポイントを解説します。

わかりやすい件名をつける

督促メールはなるべく早く相手に確認してもらう必要があります。そのため、わかりやすい件名をつけて優先的に内容をチェックしてもらえるようにしましょう。たとえば、件名に【重要】や【至急】などを付け送信すると、相手の目に入りやすくなります。素早く対応してもらえる可能性も高まります。

ただし、【重要】や【至急】などを乱発すると相手が不快に感じる可能性もあるので、本当に必要な内容の場合にのみ使うようにしましょう。

何のために連絡したのかを示す

督促メールでは、用件がはっきりわかるようにすることが大切です。具体的に何の用件で連絡したのかすぐにわかるようにしましょう。そもそも相手が何も対応していないのは、その件について完全に忘れている可能性があります。思い出してもらうためには、なるべくわかりやすく示さなければなりません。

相手に求めることを明示する

督促メールにおいては、相手に求めていることを具体的に示す必要があります。何をいつまでにしてほしいか明確に記載しましょう。相手が重要性を理解していない場合、明確に示さないと求める対応をしてもらえない可能性があります。なお、期限は日付を示すだけでなく、時間まで定めるとより確実です。

行き違いになっている可能性を考慮する

場合によっては、自分に連絡が届いていないだけでほかの社員や部署がすでに対応している可能性もあります。そのような場合、相手を一方的に責める内容は、失礼になります。やり取りが行き違いになっている可能性にも配慮し、そのような状況でも失礼がないような記載を心がけましょう。

クッション言葉を活用する

完全に相手に非がある場合でも、高圧的な態度で責めるのは避けましょう。今後もビジネスのパートナーとして付きあっていくためには、どのような状況でも対等な立場でやり取りしなければなりません。「恐れ入りますが～」「お忙しいところ恐縮ですが～」などのクッション言葉を使用して表現をやわらげると、今後の良好な関係につなげやすくなります。

ビジネスの督促メールの例文

ビジネスの督促メールはどのように記載すればいいのでしょうか。ここでは、例文を紹介します。

返信がない場合

件名：【重要】◯◯のご確認

いつもお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。

◯月◯日◯時◯分付でご連絡した◯◯の件についてですが、その後いかがでしょうか。

恐れ入りますが、こちらではご連絡を確認できておりません。

すでにほかの担当者へご連絡をいただいている場合は大変恐縮ですが、

改めて進捗状況をお知らせいただけますと幸いです。

ご多用のところ誠に恐れ入りますが、ご対応のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

商品や書類の到着が遅れている場合

件名：【重要】◯◯のご送付について

いつもお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。

〇月〇日に商品のご納品をお願いしておりましたが、まだ到着を確認できておりません。

恐れ入りますが、発送状況についてお知らせいただけますでしょうか。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

入金されない場合

件名：【重要】◯◯のご入金状況について

いつもお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。

◯◯について◯月◯日までにお振込みをお願いしておりましたが、

◯月◯日◯時現在、ご入金を確認できておりません。

お忙しいところ恐れ入りますが、◯月◯日までにお振込みをお願いいたします。

本メールと行き違いでご入金いただいていた場合は、何卒ご容赦くださいませ。

ビジネスの督促メールを着実に確認してもらうには？

ビジネスではメールを多用しているため、督促メールを送ってもほかのメールに埋もれて気づかれない可能性があります。相手に着実に確認してもらうには、SMS（ショートメッセージサービス）を使用して督促メールを送信すると効果的です。SMSは携帯電話やスマートフォンに届くため、なるべく素早く対応してほしい場合にも役立ちます。

SMSには文字数制限があるため、督促メールを送る場合は簡潔に記載しましょう。なお、従来は別のキャリアへ送信できる文字数が最大で全角70字（半角160字）でしたが、2019年9月の以降は最大で全角670字（半角英1,530字）となっています。

SMSによるビジネスの督促メールの例文

ここでは、SMSでビジネスの督促メールを送信する場合の例文を紹介します。

返信がない場合

◯月◯日◯時◯分付でメールをお送りいたしましたが、ご確認いただけていますでしょうか。

もしお手元に届いていない場合は、大変お手数ですが、ご連絡をいただけますと幸いです。

◯月◯日◯時までにご返信くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

商品や書類の到着が遅れている場合

◯月◯日にご依頼いたしました◯◯について、◯月◯日◯時時点でまだこちらに届いておりません。

行き違いでしたら大変恐縮ですが、発送状況をご確認いただけますと幸いです。

入金されない場合

◯◯について◯月◯日までにご入金をお願いしておりましたが、

◯月◯日◯時時点でお振込みの確認がとれておりません。

お忙しいところ恐れ入りますが、◯月◯日までにご入金いただきますようお願いいたします。

まとめ

ビジネスで督促メールを送るときは相手に対する配慮が必要です。相手方の状況も考慮し、勘違いや行き違いが生じていても相手に失礼にならないようにしましょう。

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