郵便物による更新案内は、投函されても開封されない、住所変更によってそもそも届いていないといったケースがあります。メールでは、迷惑メールフォルダに振り分けられたり、大量の広告メールで受信ボックス内に埋もれてしまったりといった理由で反応を得られなくなってしまいます。また、顧客がアドレスを変更したことによって届かないことも少なくありません。

電話をしてもつながらない

契約更新の案内で顧客に電話をしても、つながらないケースが多々見受けられます。昼間は仕事で電話に出られない、不在がちで連絡が取れないなど、タイミングが合わないのが主な理由です。

何度もかけ直したり、都合の良い時間に折り返し連絡をお願いするのは手間がかかり、担当者のリソースを圧迫してしまうでしょう。

郵送代が高い

契約更新案内の郵送には、印刷代や封筒代、切手代などのコストがかかります。顧客数が多いほど、これらの費用は膨大な額となるでしょう。

例えば、顧客数が1万人の場合、はがき1枚の印刷代に10円、郵送代が85円かかっているとします。そうすると、合計95万円もの費用が発生します。さらに、宛先不明で返送されてくる郵便物の再送にも追加の郵送代がかかってしまいます。

2024年10月には郵送料金の一斉値上げが実施されるため、郵送での更新案内を行っている事業者は連絡手段の見直しが必要となるでしょう。

郵送料金の一斉値上げに関しては、以下の記事で詳しく解説しています。

2024年の郵便料金値上げの変更点は？郵送DMをSMSに切り替えよう！ 2024年10月に、郵便料金が改定されおよそ30％ほどの値上げが行われます。値上げに至った背景には配達コストの高騰や郵便物の減少などがありますが、顧客への連絡に郵便を利用している企業に対して大きな影響をもたらすでしょう。郵送からのリプレイスにSMSがおすすめ理由を紹介します。 SMS配信サービス SMSLINK - 株式会社ネクスウェイ

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更新案内の連絡手段にはSMS！

顧客向けの更新案内の連絡手段には、SMSがおすすめです。SMSとはショートメッセージサービスの略で、携帯電話番号を用いてメッセージの送受信を行うサービスを指します。

更新案内をSMSに切り替えることで、先述した課題をまとめて解決することができます。SMSでの更新案内には、以下のようなメリットがあります。

到達率が高い
携帯電話番号のみで送信できる
手間とコストを削減できる

到達率が高い

更新案内の連絡手段としてSMSが注目されているのは、到達率の高さが大きな理由です。SMSはメールと比較して、高い到達率を誇ります。

その理由として、

携帯電話番号はメールと異なり他人によるなりすましが困難
SMSは日々の受信数が少ないため受信ボックスに埋もれにくい
受信時にプッシュ通知が表示され気づいてもらいやすい

といった内容が挙げられます。

また、電話と比較した際に、SMSは受信者にとって返信しやすい手段でもあります。わざわざ静かな場所に移動して電話をかけ直す手間がないため、簡単に返信ができます。こうした双方向のコミュニケーションにより、更新手続きがスムーズに進む可能性が高まります。

携帯電話番号のみで送信できる

契約の更新案内をSMSで行うメリットの一つが、携帯電話番号のみで送信できるという点です。SMSは顧客の携帯電話番号さえわかれば、メールアドレスや住所など他の情報がなくても連絡が可能です。

そのため、顧客が住所変更をしていたり、メールアドレスを変更していたりしても、携帯電話番号は変更することは少ないため、確実に連絡をとることができます。また、電話番号は契約時に必ず登録するため、取得しやすいデータでもあります。

手間とコストを削減できる

SMSを活用することで、契約更新を案内する手間とコストを大幅に削減できます。まず、SMSは電話番号さえあれば送信可能なため、住所調査や変更後の住所に更新するといった管理の手間が不要です。また、更新を伝えるための書面を印刷して封入するといった手間もかかりません。これにより、人的リソースを大幅に削減できるでしょう。

SMSの送信単価は数円〜数十円程度と安価なため、大量に送信しても郵送と比べてコストを抑えられます。さらに、SMS送信サービスを導入すれば一括送信が行えるため、個別の案内状発送などの手間も省けます。

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更新案内をSMSで送るなら「SMSLINK」

契約の更新案内をSMSに切り替えるなら、ネクスウェイの「SMSLINK」がおすすめです。

SMSLINKは、初期費用や月額固定費がかからず、一通につき6円〜（※ 従量料金は月間の送信通数によって異なります）という低コストでの配信が可能なSMS送信サービスです。

送り先はCSV形式でのアップロードに対応しており、既存の顧客管理ツールとのAPI連携もできるため、更新案内の配信規模が大きい事業者でも安心してご利用いただけます。

以下にて、保険・不動産・自動車業界で実際にSMSLINKを導入した事例を紹介します。

保険業界

全国約10万社の不動産業者が加盟する宅建協会の会員向け少額短期保険業者である「株式会社宅建ファミリー共済」様では、顧客向けの連絡による業務の圧迫が課題となっていました。

特に、一度提出してもらった書類に不備があった顧客に対して、「不備書類を顧客に送り、訂正したものを返送いただき、万が一不備があればもう一度送り、再度返送してもらう」というやり取りが複数回発生してしまっていたのです。

そこで、顧客との連絡手段の一つとしてSMSLINKを導入しました。

まずは営業部署からのスモールスタートで導入したところ、これまで電話での連絡が困難だった顧客とスムーズにコミュニケーションが取れ、有効な連絡手段であると判断しました。結果的に、これまでボトルネックとなっていた書類不備修正にかかる時間を約80％削減することに成功しました。

現在では、

契約満期が近づいた契約者への一斉配信によるお知らせ
アンケート機能オプションによる満足度調査
ネットで保険契約の手続きをした契約者へのAPI連携による手続き完了のお知らせなど、SMSの利用範囲を拡大しています。

こちらの事例について詳しくは以下のリンクからご覧いただけます。

SMSLINK導入事例 - 株式会社宅建ファミリー共済 - 5年半で2500社以上の導入実績｜SMS配信サービス SMSLINK 電話がつながらない保険契約者との連絡にSMSを活用し、書類不備修正にかかる時間を最大約8割短縮！満足度調査アンケート作成・送付にも活用し、ハガキに比べて約1.6倍の返信率を実現 SMS配信サービス SMSLINK - 株式会社ネクスウェイ

不動産業界

賃貸マンションを全国で1,000物件以上展開する「ビレッジハウス・マネジメント株式会社」様では、入居者の増加に伴って顧客との連絡系統の効率化が課題となっていました。

主な連絡手段だった電話では、人的リソースや回線など物理的な制約が多く、発着信できる数に限界があります。また、電話をかけてもつながらないケースが少なくありませんでした。

この課題を解決するため同社ではSMSLINKを導入し、電話がつながらなかった顧客に用件をSMSで伝えるというフローに変更します。結果、不在着信への折り返しの割合は3～4割も増加しました。

こちらの事例について詳しくは以下のリンクからご覧いただけます。

SMSLINK導入事例 - ビレッジハウス・マネジメント株式会社 - 5年半で2500社以上の導入実績｜SMS配信サービス SMSLINK 電話がつながらない入居者への連絡にSMSを活用し、折り返しの割合が4割改善。家賃の口座振替日をSMSでリマインドし、口座振替の成功率もアップ。 SMS配信サービス SMSLINK - 株式会社ネクスウェイ

自動車業界

SMSLINKは、車検の更新などで顧客と連絡を行うことが多い自動車業界でも活用されています。

SMSLINKで車検案内などを送る際には、「差し込み機能」が活用できます。これは、メッセージ内容を個別に設定し、個々の顧客のナンバーや営業担当などを差し込んだメッセージを簡単に送ることができる機能です。差し込み機能によって、顧客に迷惑メッセージと誤解されるリスクを回避できるでしょう。

また、試乗キャンペーンやイベントなどの案内をSMSで送ることで、見込み顧客に確実に情報を伝え、反応率の向上が見込めます。

自動車業界でのSMSLINK活用例は、以下のリンクで詳しく紹介しています。

自動車・ディーラー SMSは自動車・ディーラー業界でも活用されています。定期点検や車両メンテナンスの連絡、買取見積りの連絡などをSMSで送ることで、電話連絡の工数を削減できます。SMSで履歴を残すことで、スムーズな顧客コミュニケーションが実現できます。 SMS配信サービス SMSLINK - 株式会社ネクスウェイ

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SMSLINKで更新案内を自動化する流れ

実際にSMSLINKを導入したとして、どのような流れで更新案内を効率化できるのか、手順で紹介します。

SMS送信対象顧客の抽出
配信文面のテンプレート作成
配信スケジュールの設定
配信結果の分析と最適化

それぞれのステップごとに詳しくみていきましょう。

1.SMS送信対象顧客の抽出

まず、SMSを送る対象となる顧客を抽出します。SMSLINKはCSV形式でのアップロードが可能なので、すでにExcelデータにまとまっていれば簡単に作成できます。

Webタイプを利用する際はSMSLINKのWeb画面からCSVファイルをアップロードできます。APIタイプを利用する際は既存のシステムとSMSLINKをAPI連携してSMSの配信を自動化することが可能です。

2.配信文面のテンプレート作成

実際に配信するSMSの文面を作成し、テンプレート化します。テンプレートができれば、一通一通メッセージを作成する手間がかかりません。

SMSには文字数制限がありますが、効果的な文面を作成できるようスタッフがサポートするサービスも完備しています。

3.配信スケジュールの設定

SMSを顧客に配信するスケジュールを設定します。配信スケジュールを事前に登録しておくことで、キャンペーンの通知を一斉送信する日程の設定も可能です。

4.配信結果の分析と最適化

SMSLINKは、わかりやすい管理画面上でSMS配信による結果（URLへのクリック率）を確認し、分析に役立てることができます。

顧客の属性ごとに反応率をチェックし、マーケティングに生かすこともできるでしょう。
電話での連絡だけでは実現できなかった顧客データの取得と活用が、SMSLINKによって可能となります。

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まとめ

契約の更新案内にSMSを活用することは大変効果的です。郵便やメールでは反応が乏しく、電話をしてもつながらないことが多いなか、SMSは到達率が高く、電話番号のみで簡単に送信できるため、手間とコストを大幅に削減できます。

特に「SMSLINK」は保険業界や不動産業界、自動車業界など幅広い業界で導入されており、簡単な操作だけでSMS送信を自動化し、契約更新の案内業務を効率的に実施できます。

契約更新のタイミングを逃さず、的確なフォローアップを行うことで、顧客満足度の向上と契約継続率のアップにつながるでしょう。SMS活用に興味のある企業様は、ぜひ一度「SMSLINK」の導入をご検討ください。

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