役所でのSMS活用方法を徹底解説｜SMSの具体的な活用シーンとメリットを紹介

住民への連絡に、SMS（ショートメッセージサービス/ショートメール/Cメール）を活用する役所が増えています。

ここでは、SMSを活用したい役所のご担当者樣に向けて、SMSを活用するメリットや、具体的な活用シーン、役所での業務に適したSMS配信サービスを選ぶポイントをご紹介します。

役所業務の効率化をご検討でしたら、ぜひ参考にしてください。

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SMSとは何か

SMSは携帯電話に標準搭載されているメッセージツールです。SMSはメールのように画像やファイルは添付できませんが、URLの記載は可能です。

また、SMSには文字数制限があり、端末の条件次第では1回の送信で全角70文字までしか送信できません。メッセージを送る際は、1つのメッセージに収まるように、要件を手短にまとめる必要があります。

SMSが役所で活用され始めた理由

SMSが役所で活用され始めた理由は、連絡の取りやすさです。

郵送で連絡を取ると、大事な書類がたくさんの手紙に紛れかねません。管轄外に引っ越してしまった住民については、引っ越し先がわからないケースすらあります。電話を試みたとしても、迷惑電話だと疑われると対応してもらえません。

一方、SMSならば相手の電話番号さえわかれば連絡できます。役所からの連絡の多くは、納税の催促のように、確実に住民に知らせるべきメッセージです。SMSで、住民にしっかりメッセージを伝えましょう。

SMSが注目されている理由や優れているポイントについては下記記事に詳細を記載しています。

役所におけるSMSの活用例と文例

役所におけるSMSの活用方法はいくつかあります。ここでは詳しい活用事例を紹介します。

納税関連の連絡

納税関係の連絡は難しい言葉が使われることが多く、電話よりも文字で伝えたほうがわかりやすい場合があり、国民健康保険料や住民税の期日、督促の連絡に使われています。

迷惑メールと間違われないよう、以下の文例を参考にしてください。

○○市役所納税課です。住民税の納付期限が過ぎております。必ずご納付ください。送信専用のため、返信はご遠慮ください。

○○市役所よりお知らせです。健康保険料についてご連絡があります。ぜひ、市役所納税課窓口までお越しください。

督促における活用例の詳細については下記記事をご覧ください。

郵送物確認の連絡

大切な郵送物を送ったあとに、確認を依頼するためにSMSを送る場合もあります。文例は以下のとおりです。

○○市役所保険課です。国民保険のお知らせを郵送しましたのでご確認ください。行き違いになりましたらご容赦ください。

○○市役所です。昨日、住民税の催告状を発送しました。ご確認のうえ、ご納付ください。

相手に電話連絡を求める依頼

タイミングが悪い、相手がわからないため怖いなどの理由で電話に出てもらえない場合もあります。SMSで呼びかけ、相手から役所に電話をかけてもらいましょう。文例は以下のとおりです。

○○市役所です。〇〇の件でご連絡がありますので、以下の電話番号にご連絡ください。01-2345-6789

○○様、市役所○○課です。〇〇についてご連絡をお待ちしております。よろしくお願いいたします。01-2345-6789

役所からの連絡にSMSを使うメリット

役所からの連絡にSMSを使うメリットを紹介します。SMS配信サービスを契約すると、より利便性を高められます。

一括送信できる

一括送信を使う場合は、パソコンから送信可能なSMS配信サービスの契約が前提となります。アンケートや緊急連絡などに活用すると、一人ひとりに送信せずに済むため業務が捗ります。

携帯電話ユーザーにも送信できる

SMSは個人の電話番号宛てに送信するため、スマートフォンを所有していない携帯電話ユーザーと区別なく送信できます。なお、SMSはスマートフォンだけでなく携帯電話に標準搭載されているため、特別な設定をせずとも受信可能です。

電話番号さえ知っていれば送信できる

一般的に、電話番号の変更は、メールアドレスの変更と比べるとまれです。携帯電話会社を変更したとしても、電話番号を引き継げます。迷惑電話が多いといった特殊な事情でもなければ、電話番号を変更する人は少ないでしょう。

引っ越し先の住所がわからない場合も、電話番号を把握していればSMSを送信可能です。このように、SMSは、郵送やメールよりも確実性の高い連絡手段といえます。

メッセージに気がつきやすい

SMSは視認性に優れています。受信件数自体が少ないSMSは、メッセージが来た時点で目立ちます。通知はポップアップ表示されるため、端末の操作中でも大切なメッセージを見逃しません。

一方、メールでメッセージを送ったとしても、相手に気がつかれない可能性があります。日ごろからメールマガジンを大量に受け取っていると、大切なメールが埋もれやすくなります。自動的に、迷惑メールフォルダに振りわけられているかもしれません。

送信の確実性に加え、メッセージの視認性についてもSMSは優秀です。

電話連絡の負担が減る

相手が電話に出ないとなると、何度も電話をかけ直さねばなりません。

SMSを活用すると、所員の対応時間を削減できます。また、一斉送信のような便利な機能も、業務を効率化させ職員の負担を減らします。

コストを節約できる

これまで郵送や電話連絡にかかっていた費用を削減できます。契約するSMS配信サービスにより、送信費用は異なりますが、1通当たりの送信費用は電話や郵送費と比較して低いことが多いです。

送信数に応じて割安になるサービスもあるため個別に確認してください。

SMS配信サービスの料金体系については下記の記事にまとめています。

役所からのSMS連絡による混乱を防ぐポイント

突然SMSを住民に送り始めても、住民が混乱する可能性があります。スムーズにSMS連絡を導入するポイントを紹介します。

公式サイトでSMS連絡の開始を報告する

役所の公式サイトにて、SMSによる連絡を開始したと報告しましょう。事前に周知しなければ、詐欺のSMSと間違われる可能性があるためです。

サイトに掲載すべき情報の一例は、以下のとおりです。

• SMS連絡の開始日
• 送信元電話番号
• メッセージの文例や、メッセージの内容
• メッセージに心当たりがない場合の問い合わせ先
• 詐欺への注意喚起

SMS詐欺に騙されないよう注意喚起する

役所からの連絡を装ったSMSが住民に届く可能性もあります。不審なSMSを受け取った場合の対応や、危険なSMSの特徴、詐欺業者の手口などを公式サイトに記載しましょう。

詐欺業者の手口として「キャッシュカードを預けるよう要求する」「口座番号を聞き出そうとする」などの手法が知られています。住民に詐欺の代表的な手口を伝え、被害を未然に防いでください。

役所がSMS配信サービスを選ぶポイント

SMS配信サービスを活用するためには、使いやすさが重要です。役所がSMS配信サービスを選ぶポイントを紹介します。

操作性

窓口対応や書類対応などをこなしつつも操作できるよう、シンプルなものを選びましょう。むやみに多機能にせず、機能を厳選したSMS配信サービスがおすすめです。

また、パソコンのみで個別配信・同時配信・予約配信ができると便利です。

API連携

API（Application Programming Interface）とは、システム同士を連携させるための手段です。既存の機能を組み込めるため、一からシステムを開発せずに済みます。

たとえば、住民のデータベースとSMS配信サービスをAPI連携すると、住民の電話番号を頼りにSMSの一斉送信が可能です。電話番号情報を一から登録せずに済むため、API連携ができるサービスであれば所員の手間を大いに削減します。

サポート体制

セキュリティや運用体制を比較してSMS配信サービスを契約しましょう。トラブル時に受けられるサポートや、サポートデスクとの連絡手段などをチェックしてください。

サービス独自のサポートもポイントです。たとえば、SMSLINKでは、文字数制限にあわせた文面作成をサポートします。

まとめ

SMSには、電話番号さえわかれば送信できる、メッセージに気がつきやすい、などのメリットがあります。住民への連絡、督促業務の負荷にお困りでしたら、SMSを活用して業務効率化を図りましょう。

また、一括送信のような便利な機能を利用するためには、SMS配信サービスをご検討ください。

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SMSを用いた連絡業務の効率化をご検討でしたら、経験豊富なネクスウェイにぜひご相談ください。

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